精益項(xiàng)目管理證明了精益原則可以在許多領(lǐng)域找到有益的應(yīng)用。
從客戶的角度交付價(jià)值、減少浪費(fèi)和持續(xù)改進(jìn)可幫助項(xiàng)目經(jīng)理提高項(xiàng)目效率，讓他們能夠事半功倍。
傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理是分階段構(gòu)建的，將計(jì)劃與執(zhí)行分開，而精益項(xiàng)目管理使團(tuán)隊(duì)能夠通過有效地管理他們的工作流程來更快地交付，并專注于從客戶的角度交付價(jià)值。
為了展示它是如何工作的，讓我們首先仔細(xì)看看精益的基礎(chǔ)知識及其在管理項(xiàng)目中的作用。
在項(xiàng)目管理中應(yīng)用精益？
精益管理的誕生可以追溯到1940年，80年來，它已成為工作流程優(yōu)化的通用管理工具。
從精益制造到精益創(chuàng)業(yè)運(yùn)動(dòng)，核心原則保持不變：
1. 從客戶的角度識別價(jià)值
簡而言之，識別價(jià)值意味著努力提供客戶需要的東西，而不是他們簡單地要求的東西。你創(chuàng)造的價(jià)值是在客戶的問題或痛苦中繼承下來的。
精益項(xiàng)目經(jīng)理通過識別目標(biāo)、要求、可交付成果和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，從客戶的角度識別和指定價(jià)值。項(xiàng)目的價(jià)值或最終結(jié)果是客戶愿意支付的費(fèi)用。最好應(yīng)該用客戶的話來說明，并且應(yīng)該直接來自他/她。
這是精益與傳統(tǒng)項(xiàng)目管理之間的主要區(qū)別之一，后者的重點(diǎn)是業(yè)務(wù)案例。
資料來源：projectcartoon.com
此外，在精益中，任何不針對解決問題和交付項(xiàng)目最終結(jié)果的活動(dòng)都被視為資源浪費(fèi)。為避免浪費(fèi)，與客戶建立密切的關(guān)系和良好的溝通至關(guān)重要。
這些也將幫助項(xiàng)目經(jīng)理澄清在項(xiàng)目開始時(shí)可能看起來不清楚的需求。或者與客戶合作解決價(jià)值聲明中的潛在沖突。
通常，專注于從客戶的角度識別價(jià)值將提高客戶滿意度、降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)并最大限度地減少項(xiàng)目浪費(fèi)。
2.價(jià)值流圖
在傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理中，下一步
3.創(chuàng)建連續(xù)的工作流程
您已經(jīng)確定了客戶希望獲得的價(jià)值，并且還繪制了您的生產(chǎn)方式。
接下來，重點(diǎn)是確保項(xiàng)目能夠順利進(jìn)行，沒有中斷、阻塞或等待時(shí)間通過您的系統(tǒng)。換句話說，在您的項(xiàng)目中實(shí)現(xiàn)連續(xù)的工作流程。但是，要做到這一點(diǎn)，首先，您需要消除流程中的浪費(fèi)活動(dòng)。
精益將浪費(fèi)定義為消耗資源但從客戶的角度來看沒有價(jià)值的任何流程步驟。一般來說，我們在精益中區(qū)分了七種浪費(fèi)：
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庫存——庫存浪費(fèi)的典型例子是為了滿足意外需求而積壓庫存。在項(xiàng)目管理中，常見的庫存浪費(fèi)是購買團(tuán)隊(duì)很少使用的在線工具或超出需求的辦公用品。
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等待——只要任務(wù)沒有移動(dòng)，就會浪費(fèi)等待，打斷連續(xù)的工作流程。項(xiàng)目管理中的典型情況是等待上級管理層的批準(zhǔn)。
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缺陷——導(dǎo)致返工甚至報(bào)廢，缺陷是危險(xiǎn)廢物。來自項(xiàng)目管理領(lǐng)域的示例包括不正確的數(shù)據(jù)收集、對話錯(cuò)誤和不明確的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。
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生產(chǎn)過剩- 當(dāng)您超出客戶需求并生產(chǎn)超過需要或在需要之前生產(chǎn)時(shí)，就會發(fā)生生產(chǎn)過剩。它也是一種危險(xiǎn)廢物類型，因?yàn)樗鼤|發(fā)其他六種廢物。項(xiàng)目管理中的過度生產(chǎn)意味著填寫不必要的大量文件或傳達(dá)不必要的信息。
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運(yùn)動(dòng)——為避免運(yùn)動(dòng)浪費(fèi)，您需要安排一個(gè)流程，讓工人盡可能少地完成工作。通常在項(xiàng)目管理中，運(yùn)動(dòng)浪費(fèi)是由于搜索信息或缺乏對數(shù)據(jù)的直接訪問而產(chǎn)生的。
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運(yùn)輸——只要您移動(dòng)資源而沒有為最終產(chǎn)品創(chuàng)造價(jià)值，運(yùn)輸就是浪費(fèi)。任務(wù)切換、中斷、不必要的外包是項(xiàng)目管理現(xiàn)實(shí)中運(yùn)輸浪費(fèi)的主要例子。
- 過度加工——通常表現(xiàn)為雙重工作或超出客戶要求的工作。在項(xiàng)目管理中，我們經(jīng)常將過度處理視為小任務(wù)的多級審批、過多的審查或過多的迭代。
從您的流程中消除這些浪費(fèi)來源將使價(jià)值在您的項(xiàng)目中自由流動(dòng)。但是，為了確保連續(xù)的工作流程，您還必須注意瓶頸。
瓶頸是您的工作流程的一個(gè)階段，由于容量短缺，工作陷入困境。當(dāng)一個(gè)工作階段即使?jié)M負(fù)荷工作，仍然無法足夠快地處理工作項(xiàng)時(shí)，您就會遇到瓶頸。結(jié)果，連續(xù)流動(dòng)被中斷。
映射您的價(jià)值流并可視化您的工作流程，可以輕松發(fā)現(xiàn)瓶頸和潛在的流程阻塞。刪除所有這些后，您的流程將變得穩(wěn)定，并允許您更有效地使用項(xiàng)目資源。
另一方面，穩(wěn)定的過程意味著可預(yù)測的過程，這將使項(xiàng)目經(jīng)理更容易回答客戶最喜歡的問題，“什么時(shí)候完成？”
4.創(chuàng)建一個(gè)拉動(dòng)系統(tǒng)
拉式系統(tǒng)的特點(diǎn)是工作僅在需要時(shí)才進(jìn)入工作流程。在實(shí)際需要之前，不會啟動(dòng)任何工作項(xiàng)。重點(diǎn)是在客戶想要的時(shí)候提供他們想要的東西。這樣，拉動(dòng)系統(tǒng)可以避免在您的項(xiàng)目期間產(chǎn)生浪費(fèi)，并支持其效率和可預(yù)測性。
但是，談到工作流管理，拉取系統(tǒng)也意味著您的團(tuán)隊(duì)成員只有在他們有空閑容量時(shí)才能拉取工作項(xiàng)目。這樣的系統(tǒng)不會將工作推給您，而是可以讓您更好地確定工作的優(yōu)先級，并在您真正可以完成工作時(shí)開始下一個(gè)任務(wù)。
為了更好地控制您的“拉動(dòng)”工作系統(tǒng)，您可以引入 Work in Progress Limits。
WIP 限制是看板哲學(xué)的基本要素，已證明對生產(chǎn)力有影響。在工作流程的不同階段限制工作項(xiàng)的最大數(shù)量可以最大限度地減少多任務(wù)處理和上下文切換。它允許團(tuán)隊(duì)成員專注于特定任務(wù)并更快地完成它。 
WIP 限制還規(guī)定只有在容量可用時(shí)才將新工作拉入特定工作階段。這樣，不會有任何任務(wù)被推倒，并且可以最大限度地減少中斷或負(fù)擔(dān)過重。
5. 持續(xù)改進(jìn)
將前面的四個(gè)精益原則整合到您管理項(xiàng)目的方式中，您已經(jīng)完成了從傳統(tǒng)項(xiàng)目管理到精益項(xiàng)目管理的轉(zhuǎn)變。但是，這最后一條原則確保您不是簡單地從 A 切換到 B。通過持續(xù)改進(jìn)，您會接受這樣一個(gè)事實(shí)，即您的工作系統(tǒng)不是靜態(tài)的，并且總是會提供改進(jìn)的空間。在精益中，追求完美是一種持續(xù)的努力。
需要強(qiáng)調(diào)的是，這不應(yīng)被視為項(xiàng)目的最后一步。此外，這是您每一步都要做的事情。
將持續(xù)改進(jìn)工作整合到您的項(xiàng)目中，您將把您的組織轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)持續(xù)學(xué)習(xí)系統(tǒng)。這樣一來，團(tuán)隊(duì)績效的優(yōu)化也將被視為一項(xiàng)持續(xù)的努力。此外，通過持續(xù)改進(jìn)工作，您可以確保內(nèi)置項(xiàng)目質(zhì)量，因?yàn)樘岣邎F(tuán)隊(duì)績效會對項(xiàng)目績效產(chǎn)生積極影響。
精益管理工具
將精益原則整合到您的項(xiàng)目管理例程中不會在一夜之間發(fā)生，也需要整個(gè)團(tuán)隊(duì)或組織的共同努力。但是，一個(gè)好的開始可能是采用以下工具之一，它可以加速過渡。
精益項(xiàng)目管理中的PDCA
也稱為戴明循環(huán)，計(jì)劃-執(zhí)行-檢查-行動(dòng)循環(huán)是精益制造工具包的關(guān)鍵工具。
如圖所示，它是一個(gè)四階段的方法，包括解決方案測試、分析結(jié)果和改進(jìn)流程，以使團(tuán)隊(duì)能夠避免重復(fù)出現(xiàn)的錯(cuò)誤并改進(jìn)運(yùn)營。通過其迭代方法，引入 PDCA 以不斷改進(jìn)產(chǎn)品、服務(wù)和整體團(tuán)隊(duì)績效。
在精益項(xiàng)目管理中，PDCA 是建立小規(guī)模解決方案測試文化、最大限度減少潛在返工、提高客戶滿意度和支持持續(xù)改進(jìn)心態(tài)的好方法。
目標(biāo)是計(jì)劃、執(zhí)行和測試潛在的解決方案作為實(shí)驗(yàn)。之后，您應(yīng)該從客戶的角度分析結(jié)果以采用、優(yōu)化，并在必要時(shí)重復(fù)該循環(huán)。
如果在您的項(xiàng)目管理過程中進(jìn)行了調(diào)整，則計(jì)劃-執(zhí)行-檢查-執(zhí)行周期可以成為賦予內(nèi)置項(xiàng)目質(zhì)量的另一個(gè)要素。
精益項(xiàng)目管理看板
看板是應(yīng)用最廣泛的工作流管理方法之一，可幫助您可視化工作、改進(jìn)工作流并最終提高效率。
在項(xiàng)目管理中采用看板原則和實(shí)踐將徹底改變您和您的團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)、組織和執(zhí)行工作的方式。看板的好處是，它尊重當(dāng)前的方法，并提出漸進(jìn)式、漸進(jìn)式的變化，因此向精益的過渡可以順利進(jìn)行，一次一步。
看板的核心是工作的可視化。使用看板進(jìn)行項(xiàng)目管理將有助于隱藏工作，將溝通集中在一個(gè)地方，并創(chuàng)建一個(gè)透明的工作環(huán)境，減少中斷。
最終，看板將成為項(xiàng)目中正在發(fā)生的事情的實(shí)時(shí)狀態(tài)報(bào)告器，您將能夠在不提問的情況下獲得這些信息。這樣，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都會更好地了解工作狀態(tài)和項(xiàng)目狀態(tài)，潛在的瓶頸也會自動(dòng)隱藏起來。 
Kaizen 和 Kairyo
如前所述，持續(xù)改進(jìn)是精益的關(guān)鍵原則之一。但是，這不是您可以從待辦事項(xiàng)列表中查看的內(nèi)容。
Kaiyro 和 Kaizen 代表了個(gè)人層面的持續(xù)自我發(fā)展努力與團(tuán)隊(duì)和組織層面的持續(xù)改進(jìn)努力的結(jié)合，這可以帶來實(shí)際的績效和效率改進(jìn)。
在項(xiàng)目管理的背景下，實(shí)踐 Kairyo 意味著定期重新評估項(xiàng)目流程以消除浪費(fèi)并最大限度地提高生產(chǎn)力和效率，或者進(jìn)行 Gemba walk 以識別流程改進(jìn)的潛力。
Gemba walk是一種應(yīng)用觀察工作發(fā)生的時(shí)間和地點(diǎn)的原理。其核心思想是可以在實(shí)際工作環(huán)境中實(shí)時(shí)識別工作流程的改進(jìn)潛力。在精益中，Gemba 的目的是觀察、參與和改進(jìn)，并且應(yīng)該發(fā)生在最關(guān)鍵的活動(dòng)發(fā)生的地方。
盡管 Gemba walk 通常只與制造相關(guān)，因?yàn)槟梢栽谀抢镉^察到物理生產(chǎn)線，但它也是項(xiàng)目管理的強(qiáng)大工具。
遵循 Gemba 清單可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理改進(jìn)項(xiàng)目流程，并在工作流程中消除絆腳石，以免造成損害。
精益項(xiàng)目管理簡而言之
- 精益項(xiàng)目管理需要將您的項(xiàng)目視為價(jià)值流
- 專注于從客戶角度交付價(jià)值，減少項(xiàng)目浪費(fèi)以優(yōu)化效率，持續(xù)改進(jìn)項(xiàng)目流程以提高客戶滿意度
- 與傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理相反，精益不區(qū)分項(xiàng)目階段。重點(diǎn)是循環(huán)遵循精益管理的五個(gè)核心原則。
- 消除項(xiàng)目浪費(fèi)和創(chuàng)建拉動(dòng)系統(tǒng)對于提高項(xiàng)目效率至關(guān)重要。
- 精益項(xiàng)目管理的主要目標(biāo)之一是創(chuàng)建一個(gè)穩(wěn)定的工作流程——使項(xiàng)目交付不間斷且可預(yù)測。
- 選擇和組合不同的精益管理工具，如 PDCA 循環(huán)、看板和 Gemba 清單，將支持從傳統(tǒng)項(xiàng)目管理到精益項(xiàng)目管理的過渡
