一、六西格瑪團(tuán)隊組成
1.六西格瑪項目團(tuán)隊組成要素
擁有高度熱忱的團(tuán)隊成員與擁有受過專業(yè)訓(xùn)練的領(lǐng)導(dǎo)人同樣重要。團(tuán)隊?wèi)?yīng)做好準(zhǔn)備工作,建立對團(tuán)隊目標(biāo)的共識,然后決定如何實現(xiàn)這一目標(biāo)。六西格瑪項目是在黑帶/綠帶帶領(lǐng)下,由項目團(tuán)隊實施完成的。六西格瑪團(tuán)隊組成要素的內(nèi)容如下:
使命:團(tuán)隊成立或存在的目的;
基礎(chǔ):團(tuán)隊的使命如何與六西格瑪項目計劃配套;
目標(biāo):對現(xiàn)狀及績效的挑戰(zhàn);
角色:團(tuán)隊成員(黑帶、綠帶);
職責(zé):根據(jù)項目分配給每位成員的職責(zé)和任務(wù);
主要里程碑:項目活動時間表、項目報告日期;
授權(quán):獲得管理層的授權(quán)和支持。
2.選擇六西格瑪團(tuán)隊成員
六西格瑪團(tuán)隊通常由以下人員組成:
1)團(tuán)隊組長,由黑帶或綠帶擔(dān)任,對整個項目負(fù)責(zé)。
2)核心成員,是團(tuán)隊組長選擇來實施項目計劃的人員,一般由綠帶擔(dān)任,他們對團(tuán)隊組長負(fù)責(zé),全程參與項目。
3)擴(kuò)展成員,即根據(jù)項目的需要,只需部分參與項目的成員,如團(tuán)隊中財務(wù)核算人員、供應(yīng)商代表、個別的技術(shù)專家等。
4)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人,是項目所在部門的負(fù)責(zé)人和過程的管理者。
5)倡導(dǎo)者,有時也直接參與團(tuán)隊活動,具體職責(zé)可查閱六西格瑪管理組織結(jié)構(gòu)。
6)項目指導(dǎo)人或教練,是為團(tuán)隊成員提供六西格瑪方法、工具指導(dǎo)的人員,一般由資深黑帶或咨詢顧問擔(dān)任。
為了使團(tuán)隊組長履行好其職責(zé),保證項目的順利開展,在項目啟動前,需要做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。
六西格瑪項目團(tuán)隊組長參考的準(zhǔn)備工作事項:
- 與業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人及發(fā)起人一起起草項目立項表;
- 如需要,挑選小組成員;
- 聯(lián)系并歡迎成員加入;
- 起草首次會議日程;
- 安排會議后勤事項;
- 選擇一個啟動會議時調(diào)節(jié)氣氛的小技巧;
- 與過程負(fù)責(zé)人建立聯(lián)系,并讓其了解項目的整體方向;
- 作相關(guān)方分析;
- 開始羅列小組所需外部支持人員名單等。
二、團(tuán)隊發(fā)展階段
隨著團(tuán)隊成員共同工作,團(tuán)隊逐步進(jìn)入成長和成熟階段。理解這些發(fā)展階段對有效的管理團(tuán)隊過程是很有價值的。這些階段可能表現(xiàn)出不同的強(qiáng)度和持續(xù)期,這取決于團(tuán)隊的類型、團(tuán)隊工作環(huán)境以及構(gòu)成團(tuán)隊的個體。達(dá)克曼描述了團(tuán)隊發(fā)展階段的四個階段(見圖1)。
1.形成期
團(tuán)隊首次聚在一起,每個團(tuán)隊都是一個新的經(jīng)歷,甚至對那些以前曾參加過團(tuán)隊的成員來說也是如此。因此,在形成階段,團(tuán)隊要闡明其目的,確定每個成員的角色,進(jìn)行團(tuán)隊培訓(xùn),以及制定可接受的行為準(zhǔn)則。
2.震蕩期
在此期間,團(tuán)隊成員對團(tuán)隊任務(wù)的真實情況已完全理解,但團(tuán)隊成員仍然首先作為個體來思考,并往往根據(jù)自己的經(jīng)歷做出決定,而不是與其他成員協(xié)商廣泛聽取建議。隨著團(tuán)隊工作的進(jìn)展,他們對于實現(xiàn)每個人項目目標(biāo)的最佳方法存在分歧,甚至對項目的總體目標(biāo)也可能存在分歧,這些分歧可能引起團(tuán)隊內(nèi)的爭論甚至矛盾。對此,團(tuán)隊組長應(yīng)該事先估計到并通過與團(tuán)隊成員的個別溝通,鼓勵成員發(fā)表解決問題的意見,排除障礙,必要時可以請業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人或倡導(dǎo)者出面支持。
3.規(guī)范期
在此階段,團(tuán)隊已從關(guān)心個人問題轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)注實現(xiàn)團(tuán)隊目標(biāo),個人已融入團(tuán)隊中,團(tuán)隊成員間會達(dá)到一定程度的彼此適應(yīng)。團(tuán)隊成員開始就各種問題達(dá)成一致,并愿意為了團(tuán)隊而協(xié)商和消除分歧,因而在這個階段團(tuán)隊有了更多的協(xié)商和對話,組長應(yīng)予以支持和賞識。
4.執(zhí)行期
在此階段,團(tuán)隊已經(jīng)成為一個具有高度凝聚力的整體。團(tuán)隊成員對他人的優(yōu)缺點(diǎn)以及他們?nèi)绾瓮瓿墒姑巳缰刚?,并能夠群體解決問題,在此期間,團(tuán)隊實現(xiàn)目標(biāo)上取得重大進(jìn)展,團(tuán)隊組長可以更多授權(quán)。
雖然發(fā)展的四個階段表明了時間的邏輯結(jié)果,但每個團(tuán)隊的實際發(fā)展過程千差萬別。例如,前進(jìn)到階段3或階段4的團(tuán)隊可能退回到階段1或階段2。如果他們認(rèn)識到之前的假設(shè)并不成立,他們已用于決策的信息并不確切,或是由于工作的調(diào)動而改變團(tuán)隊的成員關(guān)系,這種情況就可能發(fā)生。一些團(tuán)隊可能在原階段停滯不前,但項目的時間有限,必須在動態(tài)中及時調(diào)整、解決團(tuán)隊的問題。
三、團(tuán)隊建立技巧
團(tuán)隊組長負(fù)責(zé)組建團(tuán)隊,并對項目目標(biāo)負(fù)責(zé)。一個跨部門的團(tuán)隊通常由4-7名核心成員及其他必要的擴(kuò)展成員組成。選擇核心成員時除了專業(yè)知識及背景外還要考慮的因素如下:
1)具有團(tuán)隊精神;
2)團(tuán)隊工作的經(jīng)驗;
3)良好的溝通能力;
4)愿意接受挑戰(zhàn);
5)勇于揭露潛在的問題。
一個成功的團(tuán)隊?wèi)?yīng)該是一個高度團(tuán)結(jié)、獨(dú)立自主的團(tuán)隊。這些不僅僅是在選擇團(tuán)隊成員時要注意的,也是一個團(tuán)隊在開展工作的過程中應(yīng)該去努力營造的。當(dāng)然,其中團(tuán)隊組長要負(fù)主要的職責(zé)。
通常團(tuán)隊建設(shè)的步驟如下:
1)仔細(xì)分析任務(wù),確定所需的技能組合和工作風(fēng)格,以形成互相補(bǔ)充、互相促進(jìn)的組合;
2)向每一位團(tuán)隊成員講述團(tuán)隊的愿景、目標(biāo)以及對個人的任務(wù)要求;
3)提供必要的技能培訓(xùn)以及必要的處理工具(軟件、硬件等);
4)共同建立團(tuán)隊規(guī)則,包括團(tuán)隊的例會制度、問題的溝通解決機(jī)制,編制項目立項表等;
5)監(jiān)控進(jìn)度、保證團(tuán)隊凝聚力,并不斷向目標(biāo)邁進(jìn);
6)注意團(tuán)隊工作中的成績,并給予祝賀。
面對六西格瑪管理的挑戰(zhàn),六西格瑪團(tuán)隊必須講求團(tuán)隊技巧。人們希望努力去爭取成就,但個人的成就總是有限的,團(tuán)隊的績效要優(yōu)于個人成就,黑帶不僅必須具備使用統(tǒng)計方法的能力,同時必須擁有卓越的領(lǐng)導(dǎo)力和親和力,使六西格瑪團(tuán)隊成員相互依存、相互幫助,項目才能取得真正的成功。
1.團(tuán)隊激勵。作為團(tuán)隊的負(fù)責(zé)人,欲使其成員共同為項目負(fù)責(zé),激勵技巧是十分重要的,團(tuán)隊成員必須知道事實真相、應(yīng)該為自己的績效負(fù)責(zé)、應(yīng)該本著正直與坦誠的原則相互學(xué)習(xí)交換心得、團(tuán)隊成員與團(tuán)隊本身都必須能夠經(jīng)由學(xué)習(xí)而成長,以便有能力挑戰(zhàn)更困難的工作任務(wù)、作為一個有效的群體,六西格瑪團(tuán)隊成員之間應(yīng)該相互信任,并且同心協(xié)力完成指定的任務(wù)。
2.團(tuán)隊培訓(xùn)。六西格瑪團(tuán)隊組建后,必須結(jié)合項目的情況實施專題培訓(xùn),教導(dǎo)為何,指導(dǎo)如何。培訓(xùn)時六西格瑪項目推行的核心,重點(diǎn)對象是團(tuán)隊成員,特別是綠帶。團(tuán)隊培訓(xùn)任務(wù)一般由自身黑帶或黑帶擔(dān)任。
四、團(tuán)隊績效評估
在項目團(tuán)隊的發(fā)展過程中,應(yīng)當(dāng)不斷對項目團(tuán)隊的績效進(jìn)行評估,從中及時發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊發(fā)展中的問題。同時,團(tuán)隊績效評估也是向管理層反饋團(tuán)隊在實現(xiàn)目標(biāo)過程中的進(jìn)展情況的一種有效手段,它對項目團(tuán)隊獲得管理層的支持十分重要。
在項目實施的過程中,除了跟蹤項目目標(biāo)的實現(xiàn)情況,并由此評價項目團(tuán)隊的績效外,也可以采用內(nèi)部導(dǎo)向的測量指標(biāo),如團(tuán)隊會議的出勤率,團(tuán)隊成員的滿意程度,以及其他表征團(tuán)隊動力的因素等來評價。項目團(tuán)隊?wèi)?yīng)當(dāng)進(jìn)行自我評價,并向倡導(dǎo)者和業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人報告這些評價指標(biāo)的測評結(jié)果。