會展業(yè)是現(xiàn)在一種比較流行的行業(yè)，會展業(yè)之所以取得如此好的效果離不開會展業(yè)良好的現(xiàn)場管理模式。會展幫助很多企業(yè)進行宣傳，延伸該企業(yè)的影響力，讓更多的會展商和客戶參加會展。其實會展業(yè)的管理離不開“SWOT分析法”與“5S管理理念”。
會展的管理主要為了良好的觀眾體驗和服務(wù)上。它是展覽計劃的具體落實，也是直接反映和衡量辦展水平的必要環(huán)節(jié)，理應(yīng)備受會展組織活動組織者的重視。然而會展現(xiàn)場管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜，如若處理不當(dāng)，突發(fā)事件必將會釀成大的問題。所以要求現(xiàn)場管理的指揮協(xié)調(diào)成員對展會相關(guān)事宜全盤了解，并能及時、果斷做出英明決策。本文將結(jié)合我國目前大型活動現(xiàn)場各類型事件的處理現(xiàn)狀，將會展活動現(xiàn)場管理分為：展覽活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)、會議活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)、節(jié)慶活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)；本文將主要對會展活動現(xiàn)場管理中的接待系統(tǒng)、會務(wù)系統(tǒng)的具體定義以及工作內(nèi)容進行詳細闡述。
眾所周知，會展現(xiàn)場管理是成功辦展至關(guān)重要的因素和環(huán)節(jié)。會展活動現(xiàn)場管理的成功將提高專業(yè)觀眾和參展商對本展會的滿意度，以及提升展會的知名度和美譽度。而常久以來，大型活動現(xiàn)場管理一直是全球會展活動組織者頭疼的問題。前期經(jīng)過了大量的準(zhǔn)備工作，還是難免在現(xiàn)場發(fā)生各類突發(fā)事件。隨著現(xiàn)代會展業(yè)的日驅(qū)成熟，人們已開始意識到，會展活動現(xiàn)場是否能順利進行，與前期的組織設(shè)計、任務(wù)分工、責(zé)權(quán)分配、等有很大關(guān)系。現(xiàn)場管理不到位，直接影響了會展活動的成敗。
會展活動通常都是短時間匯集大量的人群、物品等，短時間會出現(xiàn)大量的交叉任務(wù)。如果能通過一種科學(xué)的方法，使這些交叉任務(wù)能有效的分配與合理的控制，是大家共同關(guān)注的問題。據(jù)統(tǒng)計，每年我國產(chǎn)生的各類型展覽會約5600個，而各類型的會議活動有40萬之多，節(jié)慶活動2000多個，但一直沒有適合大型活動管理的會展現(xiàn)場執(zhí)行系統(tǒng)知識出現(xiàn)。造成了眾多大型會展活動現(xiàn)場管理不到位或者出現(xiàn)了不可挽回的損失。
“SWOT分析法”與“5S管理理念”
大型活動現(xiàn)場管理是指組織者在某一具體時間、特定場所對參與會展活動事件的群體、物品、資金、信息等多項交叉任務(wù)進行協(xié)調(diào)與服務(wù)管理的總稱。“現(xiàn)場管理”一直以來在國際上也沒有完善的定論，這是因為不同時期、不同性質(zhì)、不同主體的活動現(xiàn)場管理均有差異。目前國際上部分大型活動組織在現(xiàn)場管理中借用了“SWOT分析法”與“5S”管理等相關(guān)經(jīng)驗，結(jié)合大型活動實際情況進行了創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代會展業(yè)的快速發(fā)展，歐盟組織早期引入的知識已不能滿足現(xiàn)代會展業(yè)發(fā)展的需求。
第一種:SWOT分析法
SWOT分析發(fā)又稱為態(tài)勢分析法，它是由美國舊金山大學(xué)的管理學(xué)教授于20世紀(jì)80年代初提出來的。
我們常用來作為企業(yè)內(nèi)部的分析方法，即根據(jù)企業(yè)自身制定內(nèi)在條件進行分析，找出企業(yè)的優(yōu)勢、劣勢及核心競爭力之所在。其中，S代表strength(優(yōu)勢)，W代表weakness(弱勢)，O代表opportunity(機會)，T代表threat(威脅)，其中，S、W是內(nèi)在因素，O、T是外在因素。按照企業(yè)競爭戰(zhàn)略的完整概念，戰(zhàn)略應(yīng)是一個企業(yè)“能夠做的”（即組織的強項和弱項）和“可能做的”（即環(huán)境的機會和威脅）之間的有機組合。
第二種:5S管理
5S管理源于日本，指的是在生產(chǎn)現(xiàn)場，對材料，設(shè)備人員等生產(chǎn)要素開展相應(yīng)的整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)等活動，為其他管理活動奠定良好的基礎(chǔ)，是日本產(chǎn)品品質(zhì)得以迅猛提高行銷全球的成功之處。
整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)的日語在外來詞匯羅馬文拼寫時，它們的第一個字母都為S，所以日本人又稱之為5S，近年來，隨著人們對這一活動的不斷深入認(rèn)識，有人又添加了“堅持、習(xí)慣”等兩項內(nèi)容，分別稱為6S或7S活動。
a)整理（SEIRI） ：工作現(xiàn)場，區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的東西，撤除不需要的東西；
目的：清除零亂根源，騰出 “空間”，防止材料的誤用、誤送，創(chuàng)造一個清晰的工作場所
b)整頓（SEITON） ：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標(biāo)識進行管理；
目的：定置存放，實現(xiàn)隨時方便取用
c)清掃（SEISO）：將不需要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場無垃圾，無污穢狀態(tài)；
目的： 1) 保持工作環(huán)境的整潔干凈；2) 保持整理、整頓成果； 3) 穩(wěn)定設(shè)備、設(shè)施、環(huán)境質(zhì)量、提高產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量；4) 防止環(huán)境污染。
d)清潔（SEIKETSU）：維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作人員覺得整潔、衛(wèi)生；
目的：1) 養(yǎng)成持久有效的清潔習(xí)慣 2) 維持和鞏固整理、整頓、清掃的成果
e)素養(yǎng)（SHITSUDE） ：通過進行上述4S的活動，讓每個員工都自覺遵守各項規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，做到“以廠為家、以廠為榮”的地步。
目的： 1) 養(yǎng)成良好習(xí)慣；加強審美觀的培訓(xùn)；遵守廠紀(jì)廠規(guī)；提高個人素養(yǎng)；培訓(xùn)良好興趣、愛好。2) 塑造守紀(jì)律的工作場所；3) 營造團隊精神。 注重集體的力量、智慧。
