在辦公環(huán)境里開展精益最常見的誤區(qū)之一，就是認(rèn)為在辦公室環(huán)境中應(yīng)用的是一套不同的精益工具。顧問經(jīng)常會(huì)被問及這樣的問題，"在工程項(xiàng)目進(jìn)程中應(yīng)該運(yùn)用什么記號(hào)來標(biāo)記價(jià)值流呢？"或者是問"在知識(shí)工作中價(jià)值和浪費(fèi)的獨(dú)特界定是什么？"再者是問當(dāng)我們所做的一切都是非標(biāo)準(zhǔn)的工作時(shí)，又如何在辦公室開展精益呢？"
當(dāng)企業(yè)將精益實(shí)踐從生產(chǎn)領(lǐng)域延伸到營(yíng)銷、研發(fā)和辦公室的時(shí)候，就會(huì)面臨著上述的疑問。無論是在何種類型的流程應(yīng)用精益思想，我們都應(yīng)該讓自己保持謙遜的態(tài)度，回歸到基本精益原則上來思考。
因?yàn)橛刑喑晒Π咐梢孕Х拢S多人傾向于直接跳到了解決方案上（單元作業(yè)，看板，SMED等）。你直接下的結(jié)論離實(shí)際情況越遠(yuǎn)，你離精益也越遠(yuǎn)。需要返回最初的原點(diǎn)，在你開始開展辦公室精益時(shí)，首先需要清晰地了解狀況。在知識(shí)工作環(huán)境中所需的努力方向是目視化，下面是你立刻可以開展的一些事項(xiàng)：
讓今天的工作可視化。我們今天要打多少個(gè)電話？今天要寫、檢查或是遞交幾頁(yè)紙的內(nèi)容？如果這些每個(gè)人每天需要完成的工作都不夠清晰明確，就沒有辦法再客觀地衡量今天過的成功與否，以及其中的原因。
讓過程可視化。工作是怎么樣的流程呢？工作在哪里做呢？在哪里能完成它呢？誰(shuí)能做這個(gè)工作呢？用技能矩陣來交叉培養(yǎng)員工，這樣會(huì)使信息流動(dòng)起來。
讓狀況可視化。 現(xiàn)在工作做到那里了？是提前還是延后了？這些都應(yīng)當(dāng)盡快呈現(xiàn)在精益辦公室里。如果這需要會(huì)議，或者你還需要詢問，那么你沒有做到目視化管理。
讓浪費(fèi)目視化。一般說來，任何妨礙作今天工作的事情都是浪費(fèi)，變異性和超載，都要去除。
讓目標(biāo)清晰。目標(biāo)是越接近理想越好。去除浪費(fèi)，變異和超載是關(guān)鍵所在，但是你需要結(jié)合實(shí)際情況。如何實(shí)現(xiàn)這一個(gè)目標(biāo)，從而讓我們更安全，改善我們產(chǎn)品質(zhì)量，使我們的工作變得簡(jiǎn)易呢？以及消費(fèi)者如何嘉獎(jiǎng)我們所做的一切的呢？
讓你想要消除浪費(fèi)的活動(dòng)清晰。發(fā)布改善新聞報(bào)，針對(duì)問題提出的A3報(bào)告或是其他活動(dòng)計(jì)劃和對(duì)策。其中包括事件、人員、每天什么時(shí)候應(yīng)該開展活動(dòng)。這樣就之后可以慶祝你們所取得的成果了。
簡(jiǎn)而言之，信息流就是交流。人類多數(shù)信息都是通過目視化的方式傳遞，我們?cè)蕉嗟赜每陬^表述，交流就越真實(shí)。在辦公室開始精益化首先要消除實(shí)行目視化的障礙。
