我們是一家歷史悠久的公司，已經(jīng)經(jīng)營了 50 多年。在我們漫長的歷史中，我覺得有很多無用的工作。因此，我們希望提高運營效率。您對提高運營效率有什么建議或建議嗎？
回答
為了提高運營效率，需要總裁和員工共同努力。此外，驗證哪里有浪費也很重要。然后，盡快開始改善您的業(yè)務。
員工的意識水平是實現(xiàn)運營效率的主要前提。即使總裁一個人熱衷于改善工作浪費，但真正改善工作的還是員工。員工意識是企業(yè)改進成敗的關(guān)鍵。如果員工自身帶著改進工作的愿望自發(fā)改進工作，就會不遺余力，活動本身就會具有競爭力。
然而，簡單地由總裁自上而下地指示業(yè)務改進會增加業(yè)務改進以失敗告終的可能性?？偛煤蛦T工定期會面，討論他們的真實意圖，并與員工分享改善運營的需求，這一點很重要。
接下來需要具體驗證哪些操作是浪費的。具體來說，無用功包括無用的會議多、無用的資料增多、無用的報告增多、銷售效率下降、工作流程浪費等。
在不知道哪些任務是真正浪費的情況下，就不可能提高運營效率。因此，首先要做的是清楚地了解“在哪些工作中產(chǎn)生了多少浪費”。
如果有“很多無用的會議”，會議目的不明確，你在會議中實際討論議程的時間有多少，議程是否足以開會，也許你分發(fā)材料考慮從是否浪費時間的角度來看會議的浪費。
如果沒有人看到的無用報告增加，那么在過去的六個月到一年中，您從未使用過多少材料？讓我們從是否只有內(nèi)容相似的報告和材料的角度來驗證文件的無用性.
如果“銷售效率下降”，路徑銷售的行動計劃是否合適？是否在銷售沒有增長的客戶身上花費太多時間？每天的行動計劃是否有效率？我們從是否做到了這一點來分析
如果工作流程上有很多浪費，比如一天中忙碌和不忙碌的時間相差很大，嘗試詳細記錄員工一周左右的日常工作流程，也是有效的。通過將其作為文檔可見，您可以客觀地發(fā)現(xiàn)浪費。
如此一來，工作效率從一一把握哪里有浪費開始。
這次，我們將總結(jié)每種浪費，并從可以立即進行的業(yè)務改進開始依次進行。
以下是業(yè)務改進的一些示例。
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[消除無用的會議]
(1) 縮短會議時間
據(jù)說一次富有成效的會議不超過 30 分鐘?？梢栽O想將議程縮小到30分鐘內(nèi)可以解決的問題，提前分發(fā)會議資料，與議事錄同時準備會議記錄，會后分發(fā)。
(2) 提高會議技巧
準時開會，主席主持技巧，簡明陳述意見，時刻保持會議紀要，跟進主席進度。
(3) 運用資訊科技
可以想象使用電子郵件獲取會前信息和會后紀要，將會議資料數(shù)字化，使用投影儀進行會議，在會議期間創(chuàng)建會議紀要，并共享會議紀要數(shù)據(jù)。
可以使用 IT 來改善業(yè)務，但請注意，引入 IT 會成為目標。使用 IT 作為改善業(yè)務的手段。
【杜絕內(nèi)部文件浪費】
(1) 廢除
可以廢除不需要的文件，并通過備忘錄或口頭方式進行。
(2) 減少
可能采取的措施包括減少分發(fā)次數(shù)、減少分發(fā)給不必要的部門、減少張數(shù)等。
(3) 標準化
可以考慮統(tǒng)一格式，減少不必要的字段等。
(4) 短時間內(nèi)創(chuàng)建
可以在生成信息的現(xiàn)場創(chuàng)建，簡潔地只寫下要點，避免草稿和公平復制。
