什么是GTD？解釋如何使用它和任務(wù)管理的基本 5 個步驟

01什么是GTD？

GTD 是 Getting Things Done 的縮寫，是一種組織和管理任務(wù)和項目的機制。實踐GTD的特點是在任何情況下都能安心高效地工作。

GTD是由美國管理顧問大衛(wèi)·艾倫提出的。大衛(wèi)·艾倫 (David Allen) 憑借他從 30 多歲的工作經(jīng)歷中學(xué)到的知識，確立了自己作為生產(chǎn)力顧問的地位。大衛(wèi)·艾倫的著作《Getting Things Done》在全球30多個國家被翻譯出版，成為世界最著名的工作技巧之一。

可以使用 GTD 的情況

GTD 是一種有效管理多項任務(wù)的機制。在開展業(yè)務(wù)時，并行管理多個任務(wù)的情況并不少見。因此，GTD可以說是一種可以在業(yè)務(wù)中普遍使用的機制，不局限于特定的情況。

在任務(wù)管理中，多個任務(wù)混合在腦袋里的狀態(tài)是最累人的。通過使用 GTD，您可以有效地管理手頭的工作和任務(wù)，并始終整理思路，這樣您就可以只專注于眼前需要做的事情。此外，GTD不僅可以用于個人，還可以用于公司內(nèi)部的大型項目。許多公司都在關(guān)注它，因為它也是一個路標(biāo)，通過分解項目的每個元素來引導(dǎo)完成。

02GTD的5個基本步驟

GTD 有五個基本步驟。收集信息、適當(dāng)?shù)靥幚砣蝿?wù)、組織、審查和執(zhí)行。讓我們仔細(xì)看看這五個步驟。

1.捕獲

首先，想象你頭腦中的所有任務(wù)。寫下您想到的所有事情，例如“我打算做的事情”、“我有一天會做的事情”、“我正在考慮的事情”和“日常生活”。不僅要寫下與工作相關(guān)的任務(wù)，還要寫下私人任務(wù)，例如“預(yù)訂餐廳”或“接孩子”。

作為一種編寫GTD任務(wù)的技巧，有兩種方法：一種是自上而下的方法，將要實現(xiàn)的目標(biāo)和價值放入任務(wù)中，另一種是自下而上的方法，其中將當(dāng)前持有的任務(wù)物理組織起來，撿到。。通過從兩個角度列清單，可以全面收集任務(wù)。另一種技術(shù)是觸發(fā)列表。這是一種寫下諸如“您目前正在從事的任務(wù)是什么”和“您希望您的下屬做什么？”等問題的方法。當(dāng)你卡在任務(wù)輸出中時，它是有效的。寫出來的時候，你可以在電腦上的記事本或待辦事項列表中輸入，也可以手寫在筆記本或日歷上。

把一切都寫下來很重要

最重要的是寫下你腦海中的所有想法。寫下模糊的任務(wù)，例如“我想有一天做，但不是現(xiàn)在”或“我有點擔(dān)心”。GTD 系統(tǒng)的完整性在很大程度上取決于是否所有內(nèi)容都寫出來了。如果您是第一次做GDT，請謹(jǐn)慎操作，費時費力。

讓我們將寫出和收集（列出）的所有任務(wù)保存在同一個地方。通過在以后做 GTD 的時候保存在同一個地方，你可以可靠地積累數(shù)據(jù)。如果您想在您的計算機上管理它，我們建議創(chuàng)建一個專用文件夾或?qū)⑵鋵?dǎo)出到同一列表。

2.澄清

下一步是分析第一步所做的“各種任務(wù)的集合”的結(jié)果，并明確行動。在這個時候，除了分配任務(wù)的優(yōu)先級和緊迫性（稍后將說明）之外，我們還要決定是否自己完成任務(wù)或?qū)⑵浣唤o其他人。把可以推遲的任務(wù)擱置起來，放在單獨的清單里?？梢栽?2 分鐘或更短時間內(nèi)完成的任務(wù)應(yīng)立即處理并從列表中刪除。還有，這個時候，建議任務(wù)的動作具體到以后回頭看的時候可以不假思索地移動的水平。

3.組織

處理完要處理的任務(wù)，我們就來“整理手段”。我們會把寫下來的任務(wù)一一分類整理，比如用電腦制作素材的任務(wù)，需要通過郵件或電話與人交流的任務(wù)，涉及多項任務(wù)的大項目等等。

如果您有一個任務(wù)不知道在哪里劃分，讓我們重新表述任務(wù)內(nèi)容。例如，如果“聯(lián)系客戶”的任務(wù)是“通過電子郵件向 A 公司的負(fù)責(zé)人發(fā)送估算”，那么組織任務(wù)會更容易。

階段劃分

根據(jù)業(yè)務(wù)和個人等情況組織每項任務(wù)。即使對于具有相同截止日期的重要任務(wù)，如果“創(chuàng)建演示材料”和“創(chuàng)建發(fā)票”等業(yè)務(wù)任務(wù)與“支付水電費”等私人任務(wù)混合在一起，您現(xiàn)在應(yīng)該做的任務(wù)是它變得不可見。按商業(yè)和私人分類。在業(yè)務(wù)上，請以易于管理的方式進(jìn)行，例如按項目或客戶重新分組。

4.回顧

GTD 需要像 PDCA 一樣在一個恒定的循環(huán)中運行。一定時間后，需要再次查看相應(yīng)的任務(wù)和未處理的任務(wù)。此外，一旦有組織的任務(wù)并不總是處于相同的情況。定期查看您的任務(wù)以掌握最新問題。如果你更新你在 GTD 第一個步驟中寫下的信息，GTD 的內(nèi)部結(jié)構(gòu)將永遠(yuǎn)更清晰。那時，刪除不必要的任務(wù)，不要想著有一天你可能會處理它們。

5.參與

GTD 的最后步驟應(yīng)該穩(wěn)步進(jìn)行，從最高優(yōu)先級開始。現(xiàn)在您已經(jīng)清楚地了解了前面步驟中需要做什么，您所要做的就是采取行動減少您的任務(wù)。使用 GTD，您將能夠在無壓力的狀態(tài)下工作，因為您的思維井井有條。

03對任務(wù)處理有效的四種矩陣是什么？

對于同樣包含在 GTD 步驟中的任務(wù)處理，使用四個矩陣很方便。艾森豪威爾矩陣是一種時間管理矩陣，因美國第 34 任總統(tǒng)艾森豪威爾的使用而聞名，是一種任務(wù)管理方法，根據(jù)任務(wù)的緊迫性和重要性來組織和排列任務(wù)的優(yōu)先級。

重要和緊急的定義

Urgent 和 Important 具有相似的含義，但是在艾森豪威爾矩陣中分析事物時，了解兩者之間的區(qū)別非常重要。緊急任務(wù)是需要立即關(guān)注的任務(wù)。需要立即完成的事情，例如客戶服務(wù)或有截止日期的任務(wù)，未能完成任務(wù)會產(chǎn)生明顯的影響。關(guān)鍵任務(wù)是不需要立即關(guān)注的任務(wù)，但可以幫助您實現(xiàn)長期目標(biāo)。

一、“重要且緊迫”

第一個區(qū)域是“現(xiàn)在就做”區(qū)域。將緊急且重要的任務(wù)放在最高優(yōu)先級的任務(wù)中。有截止日期的任務(wù)或壓力大的任務(wù)屬于這一領(lǐng)域。

2.“重要但不緊急”

第二個區(qū)域是“下一步是什么”區(qū)域。安排重要但不緊急的任務(wù)。屬于這一領(lǐng)域的任務(wù)是那些可能會影響您的長期目標(biāo)，但不需要立即采取行動的任務(wù)。一旦完成第一個區(qū)域中的任務(wù)，就開始處理該區(qū)域中的任務(wù)。

3.“不重要但緊急”

第三個區(qū)域是“托”的區(qū)域。安排緊急但不重要的任務(wù)。屬于這一領(lǐng)域的任務(wù)也不太可能需要特殊技能才能完成，因此請考慮將它們委派給其他團隊成員或下屬。

4.“不重要不緊急”

第四個區(qū)域是“擦除”區(qū)域。安排既不緊急也不重要的任務(wù)。消除屬于該區(qū)域的任何任務(wù)，因為它們會阻止您實現(xiàn)目標(biāo)。

04GTD 注釋

練習(xí) GTD 最重要的是當(dāng)你注意力不集中時停止工作。GTD 中的每一步都需要大量的時間和精力。即使你一開始很專注，如果你覺得你的注意力已經(jīng)分散了，就停止工作。如果你花一些時間，重新整理一下思路，重新開始做 GTD，你一定能夠?qū)崿F(xiàn)高度準(zhǔn)確的任務(wù)管理。

05概括

GTD 是任務(wù)管理的有用概念。沒有優(yōu)先考慮多項任務(wù)的工作會導(dǎo)致生產(chǎn)力下降和疲勞。在本文中，我們介紹了 GTD 的特點、實現(xiàn)它的五個步驟以及注意事項。讓我們將這篇文章作為高效工作的參考。