一、背景
約與TQC同時(shí),在日本企業(yè)還流行一種簡(jiǎn)稱(chēng)為“5S”的活動(dòng)。與TQC，JIT等相比較，5S的概念比較通俗簡(jiǎn)單，世界其它地區(qū)企業(yè)對(duì)它的廣泛重視也比較晚。早期5S并沒(méi)有特別明確或權(quán)威的內(nèi)容規(guī)范，不同國(guó)家、地區(qū)在用語(yǔ)和含義上，也不是很統(tǒng)一，但近十年左右，5S卻越來(lái)越被世界范圍優(yōu)秀企業(yè)廣泛認(rèn)同和采納，并且延伸出6S等提法（通常為“安全”，也還有增加更多S的）。在中國(guó)臺(tái)灣和香港等地區(qū)，有人將5S用語(yǔ)表達(dá)為“常組織，常整頓，常清潔，常規(guī)范，常自律”，并簡(jiǎn)稱(chēng)為“五常法”，也是一種很有特色的詮釋。
管理概念或方法，有其特定的環(huán)境或范圍，過(guò)于拓展和泛化，難免失其精要。這種傾向在5S的推廣和流行中也存在，是應(yīng)當(dāng)加以避免的。從它在日本的發(fā)源、應(yīng)用和內(nèi)容等方面看，正確理解5S，應(yīng)當(dāng)圍繞著工作現(xiàn)場(chǎng)管理這個(gè)明確的主題，也只有圍繞這個(gè)主題，才真正顯示出其精要性、操作性，而不是一些空泛或隨意的口號(hào)。
二、要素含義
5S在英文和中文中的表達(dá)都不很統(tǒng)一，表一羅列了一些常見(jiàn)5S/6S用語(yǔ)。從比較公認(rèn)的操作、實(shí)施方法看，表一所推薦的中文用語(yǔ)比較準(zhǔn)確地闡明了各要素的操作性要點(diǎn)和它們之間的區(qū)別。
表一：6S字面含義推薦用語(yǔ)
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推薦用語(yǔ) |
日文注音 |
英文 |
其它中文提法 |
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整理 |
Seiri |
Structurise, Sort, Organisation |
清除，整理，常組織 |
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整頓 |
Seiton |
Systemise, Straighten, Neatness |
整理，常整頓 |
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清掃 |
Seiso |
Sanitise, Shine, Cleaning |
清潔，常清潔 |
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清潔 |
Seiketsu |
Standardise, Standardize |
清潔，標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，常規(guī)范 |
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素養(yǎng) |
Shitsuke |
Self discpline, Sustain, Discipline and Training |
培訓(xùn)與自律，修養(yǎng)，常自律 |
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安全 |
Safe |
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要素精解
這里綜合常見(jiàn)的資料，加上管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)，特別是對(duì)日本企業(yè)文化的一些理解，總結(jié)了一套系統(tǒng)、簡(jiǎn)明的5S詮釋方案。這套方案對(duì)各要素的名稱(chēng)進(jìn)行了仔細(xì)斟酌，并強(qiáng)調(diào)其操作性和相互關(guān)聯(lián)。
表二：6S精要說(shuō)明
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要素 |
要義 |
實(shí)施要點(diǎn) |
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整理 |
清理現(xiàn)場(chǎng)空間和物品 |
1.清除垃圾或無(wú)用、可有可無(wú)的物品； 2.明確每一項(xiàng)物品的用處、用法、使用頻率，加以分類(lèi)； 3.根據(jù)上述分類(lèi)清理現(xiàn)場(chǎng)物品，現(xiàn)場(chǎng)只保持必要的物品，清理垃圾或無(wú)用物品。 |
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整頓 |
整頓現(xiàn)場(chǎng)次序、狀態(tài) |
1.在清理基礎(chǔ)上，合理規(guī)劃現(xiàn)場(chǎng)的空間和場(chǎng)所； 2.按照規(guī)劃安頓好現(xiàn)場(chǎng)的每一樣物品，令其各得其所； 3.做好必要的標(biāo)識(shí)，令所有人都感覺(jué)清楚明白。 |
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清掃 |
進(jìn)行清潔、打掃 |
在清理、整頓基礎(chǔ)上，清潔場(chǎng)地、設(shè)備、物品，形成干凈、衛(wèi)生的工作環(huán)境。 |
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安全 |
采取系統(tǒng)的措施保證人員、場(chǎng)地、物品等安全 |
系統(tǒng)地建立防傷病、防污、防火、防水、防盜、防損等保安措施。 |
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清潔 |
形成規(guī)范與制度，保持、維護(hù)上述四項(xiàng)行動(dòng)的方法與結(jié)果 |
1.檢查、總結(jié)，持續(xù)改進(jìn)； 2.將好的方法與要求納入管理制度與規(guī)范，明確責(zé)任，由突擊運(yùn)動(dòng)轉(zhuǎn)化為常規(guī)行動(dòng)。 |
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素養(yǎng) |
建立習(xí)慣與意識(shí)，從根本上提升人員的素養(yǎng) |
通過(guò)宣傳、培訓(xùn)、激勵(lì)等方法，將外在的管理要求轉(zhuǎn)化為員工自身的習(xí)慣、意識(shí)，使上述各項(xiàng)活動(dòng)成為發(fā)自?xún)?nèi)心的自覺(jué)行動(dòng) |
工作現(xiàn)場(chǎng)管理的基本目標(biāo)
5S/6S的精要之處，在于它總結(jié)出了工作現(xiàn)場(chǎng)（包括物品、環(huán)境、場(chǎng)所等）管理的要點(diǎn)，并融會(huì)了工作與生活的哲學(xué)。如果離開(kāi)了工作現(xiàn)場(chǎng)管理這個(gè)主題，就不容易體會(huì)到這幾個(gè)要素的精練性、可操作性以及完整性，離開(kāi)了對(duì)其背后的哲學(xué)或觀念的認(rèn)同，就不容易理解其重要性。
管理良好的工作場(chǎng)所，其狀態(tài)具備“門(mén)類(lèi)清楚、區(qū)隔整齊、標(biāo)識(shí)分明，潔凈安全”這樣一些基本特征，它們也就是工作現(xiàn)場(chǎng)管理的基本目標(biāo)。如表二所列出的6S前四項(xiàng)要素，正是達(dá)到和保持這上述基本目標(biāo)的操作性要點(diǎn)。
三、要素關(guān)系與分析
整理、整頓、清掃、安全，是6S中關(guān)于現(xiàn)場(chǎng)狀況改進(jìn)提升的四項(xiàng)基本行動(dòng)。
“整理”是改進(jìn)工作現(xiàn)場(chǎng)的源頭或開(kāi)始，在進(jìn)行清理時(shí)，還可參照以下更具體、更具操作性的分類(lèi)管理方法： 將物品區(qū)分為“常用，偶爾使用，不使用三類(lèi)”，然后將1.常用物品安置在現(xiàn)場(chǎng)；2.偶爾使用物品放在固定的儲(chǔ)存處；3.不使用的物品清除或處理掉。
“整頓”是銜接在清理之后的，在將不需要的東西移開(kāi)后，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行整理整頓，包括重新規(guī)劃與安排，是十分自然的。
“清掃”最好在整頓之后進(jìn)行，這三項(xiàng)工作是關(guān)聯(lián)的，有次序的。
“安全”這一要素，是對(duì)原有5S的一個(gè)補(bǔ)充。以“工作現(xiàn)場(chǎng)管理要點(diǎn)”這個(gè)主題去理解，增加“安全”這個(gè)要點(diǎn)是很可取的。安全不僅僅是意識(shí)，它需要當(dāng)作一件大事獨(dú)立、系統(tǒng)地進(jìn)行，并不斷維護(hù)，安全工作常常因?yàn)榧?xì)小的疏忽而釀成大錯(cuò)，光強(qiáng)調(diào)意識(shí)是不夠的。因此，筆者其位置提升到“規(guī)范”之前，成為一個(gè)行動(dòng)要素，而在后面的“規(guī)范”、“素養(yǎng)”當(dāng)中自然也應(yīng)當(dāng)包括安全方面的規(guī)范與意識(shí)，這樣才真正將“安全”要素融入了原有的5S體系。相比流行的6S提法，有時(shí)僅強(qiáng)調(diào)“安全意識(shí)”，與“素養(yǎng)”并列，并沒(méi)有真正與5S的行動(dòng)體系與哲學(xué)融合。
“清潔”是上述基本行動(dòng)之外的管理活動(dòng)。對(duì)于大多數(shù)管理不善的工作場(chǎng)所，上述的工作通常得不到完整、系統(tǒng)的重視，或偶爾為之，不能堅(jiān)持。在開(kāi)始強(qiáng)調(diào)和實(shí)施6S時(shí)，造一些聲勢(shì)，搞些運(yùn)動(dòng)，讓大家都動(dòng)起來(lái)，重視起來(lái)，只要實(shí)施得力，總是能在短期內(nèi)迅速改變工作現(xiàn)場(chǎng)的面貌。然而，運(yùn)動(dòng)的缺點(diǎn)就是來(lái)得快，去得也快，工作現(xiàn)場(chǎng)的良好狀態(tài)是需要時(shí)刻保持的，從管理方法的角度說(shuō)，要想保持好的做法長(zhǎng)期貫徹，就應(yīng)當(dāng)將有關(guān)的方法和要求總結(jié)出來(lái)，形成規(guī)范與制度。所以，6S中的“規(guī)范”就是要將運(yùn)動(dòng)轉(zhuǎn)化為常規(guī)行動(dòng)，需要將好的方法、要求總結(jié)出來(lái)，形成管理制度，長(zhǎng)期貫徹實(shí)施，并不斷檢查改進(jìn)。一些流行中文提法，將這個(gè)要素稱(chēng)為“清潔”，而在含義解釋上，加上許多字面上概括不到的內(nèi)容，這在中文表達(dá)上，實(shí)在顯得很牽強(qiáng)，這與詞匯翻譯方式有關(guān)。綜合各種5S資料，尤其是近些年的總結(jié)，“規(guī)范”是一個(gè)比較恰當(dāng)?shù)摹V泛采用的概括。
“素養(yǎng)”，是6S中最獨(dú)特的一項(xiàng)要素，也是其精華之處。前5項(xiàng)要素，都是十分鮮明的“行動(dòng)要素”，其中一到四項(xiàng)是現(xiàn)場(chǎng)改善的行動(dòng)，第五項(xiàng)將現(xiàn)場(chǎng)改善上升到系統(tǒng)的、制度的層面，而第六項(xiàng)，進(jìn)一步上升到人的意識(shí)這個(gè)根本。對(duì)于人，制度是外在的、強(qiáng)制性的。更徹底的保障，是將外在的要求轉(zhuǎn)化為員工主動(dòng)的，發(fā)自?xún)?nèi)心的行動(dòng)。也就是變規(guī)定、要求為人的意識(shí)、習(xí)慣，素養(yǎng)一旦養(yǎng)成，將潛移默化地、長(zhǎng)期地影響人們的工作生活質(zhì)量。素養(yǎng)是建立在人的意識(shí)之中的，提高素養(yǎng)需要進(jìn)行培訓(xùn)、宣傳，并有效地運(yùn)用獎(jiǎng)罰、激勵(lì)等輔助手段。
四、工作生活哲學(xué)
對(duì)5S的重視，體現(xiàn)了對(duì)這樣一種工作生活哲學(xué)或者基本觀念，即：諸如次序、清潔、擺放、分類(lèi)、衛(wèi)生這樣一些看似瑣碎、表面的東西，體現(xiàn)了人的素養(yǎng)，同時(shí)它們又無(wú)所不在地影響著人們的工作生活質(zhì)量，包括工作的效率、產(chǎn)品的質(zhì)量乃至心情與健康。要改善我們的效率，提高工作生活質(zhì)量，就要從這些基本、基礎(chǔ)的地方做起，從5S做起，這種觀念在日本的企業(yè)文化中的體現(xiàn)是非常深刻和強(qiáng)烈的。
6S是一個(gè)行動(dòng)綱領(lǐng)，具有起承轉(zhuǎn)合的內(nèi)在次序，并且與TQC一樣，強(qiáng)調(diào)人的因素、人的意識(shí)，同時(shí)又體現(xiàn)了在諸如ISO9000等管理體系要求中強(qiáng)調(diào)的“規(guī)范化”或“文件化”的因素。6S看似簡(jiǎn)單卻精當(dāng)而實(shí)用，它是提升企業(yè)管理水平不可多得的良方，同時(shí)也是改善個(gè)人工作生活素質(zhì)的秘訣。
