壹、前言
您的企業(yè)是否經(jīng)常發(fā)生以下通病？不久前，某產(chǎn)品在其他部門發(fā)生過的問題，甚至是本部門發(fā)生的問題，仍然不斷重複的發(fā)生；以前很多經(jīng)驗靠的是口耳相傳，問到想到才有提醒，沒想到的就當(dāng)成是沒發(fā)生過，造成重複著發(fā)生相同的問題，且產(chǎn)品資料分別存放于不同的相關(guān)部門，尋找不易且費(fèi)時。尤其在跨國的集團(tuán)公司，業(yè)務(wù)、設(shè)計、生產(chǎn)甚至是在不同的地區(qū)，或生產(chǎn)廠區(qū)有多處地方，資訊無法共享，造成公司資源及成本的浪費(fèi)，是企業(yè)管理的一大通病。
建立產(chǎn)品履歷可以藉由過去發(fā)生過的問題及解決對策，減少問題重複的發(fā)生，達(dá)到管理的預(yù)防效果。并且能夠?qū)l(fā)行的各項基準(zhǔn)及資料，完整的建構(gòu)在產(chǎn)品履歷內(nèi)，使相關(guān)部門能夠快速的取得、分享使用，減少尋找的時間，快速應(yīng)用避免問題的發(fā)生。甚至在新產(chǎn)品開發(fā)時，亦可根據(jù)過去類似產(chǎn)品的經(jīng)驗，來提昇新產(chǎn)品的設(shè)計能力，作好經(jīng)驗及技術(shù)的傳承。
產(chǎn)品履歷在企業(yè)外部可用于物流追蹤、商品召回、防止偽造品等目的。以無線射頻(RFID)結(jié)合云端數(shù)據(jù)庫，藉由智慧型手機(jī)下載應(yīng)用軟體，即可讀取產(chǎn)品無線射頻芯片內(nèi)的生命全記錄。或具有產(chǎn)品履歷的產(chǎn)品包裝上都有流水編號，購買者可據(jù)以上網(wǎng)查詢追蹤其生產(chǎn)製造及銷售過程，安心使用，這也是製造業(yè)服務(wù)化的一種執(zhí)行方式。
貳、企業(yè)建立產(chǎn)品履歷的步驟
1.獲得高層的支持
高階經(jīng)營成員展現(xiàn)有很強(qiáng)的企圖心，不只是口號，而且必須親自參與，跟執(zhí)行層同仁共同作業(yè)，作好上行下效，傳達(dá)執(zhí)行的決心是推動制度的成功關(guān)鍵。
2.成立推動組織
首先成立產(chǎn)品履歷管理組織，其工作職掌：
主任委員：負(fù)責(zé)產(chǎn)品履歷管理的整體規(guī)劃、推行、查核工作。負(fù)責(zé)按月定期產(chǎn)出相關(guān)分析報表。
總干事：協(xié)助主任委員綜理各項事務(wù)。
推行委員：負(fù)責(zé)該產(chǎn)品履歷管理的推行工作，按照規(guī)定定期提供資料予主任委員，針對異常提出原因分析及改善對策。
3.產(chǎn)品履歷的規(guī)劃
規(guī)劃內(nèi)部包括：建立標(biāo)準(zhǔn)流程、各流程的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)時間、履歷項目及建檔權(quán)責(zé)部門、資料的取得方式、電腦操作畫面的規(guī)劃等。
(1)建立標(biāo)準(zhǔn)流程
訂定新、舊產(chǎn)品從接單至出貨的各標(biāo)準(zhǔn)流程。
(2)各流程的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)時間
訂定各標(biāo)準(zhǔn)流程的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)時間。
(3)履歷項目及建檔權(quán)責(zé)部門
在企業(yè)內(nèi)部蓄積完整的產(chǎn)品資料，包括銷售、設(shè)計、品質(zhì)、IE、採購、生產(chǎn)、成本...等資料。如下表：
產(chǎn)品履歷(範(fàn)例)
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(4)資料的取得方式
明確規(guī)劃資料從電腦系統(tǒng)自動抓取，或上傳電腦儲存分享。
(5)電腦操作畫面的規(guī)劃
進(jìn)入主畫面后，所有的查詢皆可從此進(jìn)入各系統(tǒng)的次畫面，操作的人性化及簡單化是規(guī)劃基本的原則。
4.建檔
(1)建檔前進(jìn)行電腦操作人員的宣導(dǎo)說明，讓相關(guān)人員具備基本的能力。
(2)從新產(chǎn)品及未來會有重複訂單的舊產(chǎn)品優(yōu)先建立。
(3)各權(quán)責(zé)部門在規(guī)定的時間內(nèi)完成建檔。
5.跟催
(1)依標(biāo)準(zhǔn)流程及各流程的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)時間，由專責(zé)人員負(fù)責(zé)跟催各單位的建檔工作。
(2)統(tǒng)計各相關(guān)部門應(yīng)完成筆數(shù)及積壓筆數(shù)(儘量利用電腦統(tǒng)計)，并可查詢到積壓的項目及產(chǎn)品明細(xì)。
(3)定期公布統(tǒng)計結(jié)果(儘量利用電腦傳送公布)。
6.供人使用
(1)完成知識的蓄積，使用者必須要透過帳戶及密碼或手指紋辨識通過才能分享，保密及防洩密是必要的設(shè)計。
(2)透過電腦或平板，以有線或無線的連接到公司資料庫，達(dá)到知識的流通：經(jīng)驗分享、充分了解、建立共識、產(chǎn)生投入，進(jìn)而能夠締造創(chuàng)造及擴(kuò)散的效果。
7.后續(xù)的修訂
建立修正的回饋系統(tǒng)，確保資料文件的即時及準(zhǔn)確性；否則文件與實(shí)務(wù)漸行漸遠(yuǎn)，最后不依文件落實(shí)是一種常態(tài)，就枉費(fèi)當(dāng)初的一切努力。
參、結(jié)論
產(chǎn)品履歷建檔是跨部門，甚至是跨公司，集團(tuán)內(nèi)部共同努力的工作，資料的項目種類煩多，建檔工作是非常的艱巨辛苦，首先必須貫徹執(zhí)行的意志，以內(nèi)部建立的履歷為基礎(chǔ)，作好經(jīng)驗及技術(shù)的傳承，再從中選出可供外部客戶追溯的資料項目，藉由條碼或RFID技術(shù)工具的應(yīng)用，轉(zhuǎn)化為外部的產(chǎn)品履歷，最終帶來公司產(chǎn)品履歷管理的宏遠(yuǎn)效果。
