在辦公室茶水間，兩位同事正在聊著…
「為什幺公司規(guī)定要寫工作日誌呢？」
「每天都要記錄工作做了什幺，實在蠻花時間的？」
「給主管看過之后，還要我修改，還什幺要補(bǔ)充說明，唉…實在真是的，工作不就做完就好？！」
「不知道，算了！反正公司怎幺規(guī)定，就怎幺做啰！」
許多企業(yè)要求員工每日撰寫工作日誌，并請主管就工作日誌內(nèi)容與員工進(jìn)行檢討。這項「撰寫工作日誌」對員工而言，似乎是「額外的」一份工作，在員工「不知道為何要寫」、「不知道為誰寫」、「不知道怎幺寫」的情形下，常淪為員工吐苦水、抱怨的話題。
一、工作日誌的意義與目的
每件工作的背后，一定有其意義與目的。我們從事工作之際，如能了解該工作的意義與目的，就能把握工作當(dāng)下，更能在工作中有所學(xué)習(xí)，有所收穫。
?。ㄒ唬腹ぷ魅照I」的意義
即是就自己每日所從事的工作，每日進(jìn)行記錄，記錄工作內(nèi)容、所使用的時間，并發(fā)掘及掌握工作過程中遇到的問題，就解決問題的思路和方法進(jìn)行思索，經(jīng)由每天「今日事、今日畢」，能在長期的累積過程中，達(dá)到通過工作日誌，提高自己在工作上的技能。
?。ǘ腹ぷ魅照I」的目的
1、提升自我管理能力
撰寫工作日誌之際，即是幫助自己回顧一天的工作內(nèi)容，透過文字來檢視工作的方式，思考工作過程與方法，從工作問題中反思個人進(jìn)行工作的優(yōu)缺點，能在「自知之明」中，自我管理，找到能力提升之處，故有機(jī)會經(jīng)由工作日誌的日積月累中，持續(xù)地提升自己工作上的能力。
2、促進(jìn)團(tuán)隊協(xié)調(diào)運(yùn)作
工作日誌記錄團(tuán)隊中每一個人的一天工作內(nèi)容，可作為團(tuán)隊溝通的有效工具。經(jīng)過工作日誌文字內(nèi)容的傳達(dá)，可以讓主管明確了解自己正在進(jìn)行中的工作進(jìn)度情況，掌握目前自己工作遇到的問題與困難點，提供主管協(xié)調(diào)團(tuán)隊中其他成員的支援協(xié)助，能有效、有目的進(jìn)行團(tuán)隊合作。
3、幫助管理者達(dá)成管理
團(tuán)隊成員以工作日誌向主管提出每日工作的彙報，其陳報每日工作進(jìn)行的狀態(tài)和進(jìn)度，管理者可以在需要時進(jìn)行查詢與追溯工作，方便發(fā)現(xiàn)問題、分析問題進(jìn)而解決問題。而更重要的，管理者可利用工作日誌做為與團(tuán)隊成員溝通的工具，適時提供成員「機(jī)會教育」，藉由指導(dǎo)工作中問題之意識與發(fā)掘，再進(jìn)一步提升部屬解決問題的職能。
二、工作日誌的格式與內(nèi)容
公司要求員工撰寫工作日誌，須提供格式表格（下方圖表為參考表格）
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此外，更須提供內(nèi)容編寫上的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)範(fàn)（參考下方例舉說明-工作日誌撰寫說明/格式規(guī)範(fàn)），讓所有團(tuán)隊成員能有所依循，能將重點放在實際工作內(nèi)容的撰寫。標(biāo)準(zhǔn)化的格式規(guī)範(fàn)，亦有助于管理者對團(tuán)隊提出工作日誌的審閱，亦有助于團(tuán)隊成員間對工作內(nèi)容的溝通交流。
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工作日誌撰寫說明/格式規(guī)範(fàn)（例） • 「工作職掌」：內(nèi)容為公司/單位職位說明書之職掌內(nèi)容 • 「例行/主要工作項目」：寫主要三~五項，編號1、2、3…
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三、工作日誌的撰寫
針對工作日誌的撰寫思維及內(nèi)容，筆者提出「WIN」的概念?！竁IN」是「贏」，提醒我們要挑戰(zhàn)工作中的困難點，要設(shè)法解決，要達(dá)成績效，并「贏」得成果?，F(xiàn)就「WIN」的組成，分別說明如下：
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「WIN」的組成 |
字母意涵 |
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第一個字母「W」是 「Write」 |
「Write」是「寫下、記錄、描述」今日所做的事務(wù)或從事的工作； |
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第二個字母「I」是 「i-Think」 |
「I」是「我」，「Think」中也有「i」，表示自己是這工作的主體，要能為自己的工作負(fù)責(zé)，也在過程中
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第三個字母「N」是 「Next」 |
「Next」是「下一步」，是強(qiáng)調(diào)解決問題的行動力；在經(jīng)由思考后的做法或準(zhǔn)備採行的方案，必須轉(zhuǎn)為行動步驟，并將之實施，方才是達(dá)成工作目的的完整程序。 |
茲提出以下兩則工作日誌配合「WIN」的思維撰寫之說明例：
工作日誌說明例1：
根據(jù)上週專案會議決議，完成專案說明會活動的企劃方案（Write），然活動規(guī)劃之場地租用報價超出預(yù)算（Think），擬明日與主管討論預(yù)算修訂之可能，也再找其他會議地點，尋問場地租用報價（Think-Next）。
工作日誌說明例2：
準(zhǔn)備后天向客戶進(jìn)行公司業(yè)務(wù)簡報檔案及資料（Write），其中公司產(chǎn)品的資料，是否已經(jīng)是最新內(nèi)容（Think）；明日將與業(yè)務(wù)行銷部人員進(jìn)行確認(rèn)，并注明在簡報內(nèi)容中（Think-Next）。
四、工作日誌撰寫注意事項與常見問題說明例
就工作日誌內(nèi)容，除了建議依循前述「WIN」的思維進(jìn)行撰寫外，筆者就過往經(jīng)驗，整理工作日誌內(nèi)容應(yīng)注意之事項，并例舉常見問題說明之例子，如下表，提供參考。
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注意事項 |
常見問題說明例 |
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•避免錯別字 |
追蹤執(zhí)行事項，已確認(rèn)單當(dāng)人員→「擔(dān)」當(dāng)人員；報資作業(yè)→報「支」作業(yè) |
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•避免贅字 |
與○○○討論與○○討論系統(tǒng)建置…→與○○○及○○討論系統(tǒng)建置… |
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•具體討論主題、對象 |
（Write）討論專案。 （較好Write）討論A公司○○產(chǎn)品行銷活動專案。 |
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•具體時間、地點與主題 |
（Write） 準(zhǔn)備會議案例資料。 （較好Write） 準(zhǔn)備11月3日于A公司召開之行銷會議案例資料。 |
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•能量化內(nèi)容，儘可能量化 |
（Write）寄資料給客戶。 （較好Write）寄GHP資料給輔導(dǎo)中之10家企業(yè)。 |
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•減少口語詞及不要有語助詞 |
（Write）今天我已經(jīng)有再修了簡報，而且已經(jīng)做好啰。 （較好Write）今日已完成簡報再修訂。 |
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•能有具體數(shù)據(jù)資料更佳 |
（Write） 已改善107年稽核所開立全部缺失。 （較好Write）已改善107年稽核所開立全部缺失，共計4項。 |
此外，工作日誌猶如一份精簡之報告，把握適當(dāng)分段、分點，以便內(nèi)容易閱讀；個人完成工作日誌內(nèi)容后，建議自己能再至少檢視一次，能順暢閱讀及自我發(fā)現(xiàn)錯誤內(nèi)容。
