不論是業(yè)務(wù)拓展或研究開(kāi)發(fā)，在每一日的工作任務(wù)執(zhí)行中，常會(huì)遇到以下三種阻礙工作推進(jìn)的情況：（1）搞錯(cuò)上次段落結(jié)束時(shí)的進(jìn)度，（2）混淆不同階段的前后因果關(guān)係，（3）忘記原本的核心目標(biāo)。
人腦并非電腦，不可能完全有條不紊并機(jī)械化處理所有的事情，更何況一個(gè)人每天所需要決策判斷以及記憶思考的事情千絲萬(wàn)縷，因此犯錯(cuò)在所難免。然而這些錯(cuò)誤除了會(huì)讓工作進(jìn)度延宕而導(dǎo)致績(jī)效不佳，另外更嚴(yán)重的是會(huì)影響個(gè)人的情緒，負(fù)面情緒容易使我們做出錯(cuò)誤的決策判斷，甚至是破壞人際關(guān)係。
坊間有許多歸類(lèi)在時(shí)間管理範(fàn)疇內(nèi)的理論，教導(dǎo)各種制定計(jì)劃執(zhí)行與規(guī)劃時(shí)間的方法，其中寫(xiě)筆記是最普遍常見(jiàn)的一種工具。不同的筆記方法，功能取向皆不相同，若要評(píng)比出哪一種筆記是最好的，不如說(shuō)不同方法適用于不同的情境，而筆者在此要介紹的是，如何寫(xiě)出「聚焦并專(zhuān)注于行動(dòng)」的電子筆記。
?格式化你的電子筆記
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圖1-待辦事項(xiàng)
不管是在電腦或手機(jī)上打字，軟體都會(huì)自動(dòng)幫忙排版，因此打字所呈現(xiàn)的是條列輸出格式，以直覺(jué)的To Do List清單呈現(xiàn)，羅列所有的待辦事項(xiàng)，如圖1所示。再加上云端技術(shù)與跨平臺(tái)的整合應(yīng)用，讓檔案具有便捷的紀(jì)錄能力，所以電子筆記相當(dāng)適合用于歸納統(tǒng)整。以下是筆者寫(xiě)電子筆記的方法，在任何PC端的筆記軟體或手機(jī)上的筆記APP都可適用。
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圖2-將待辦事項(xiàng)展開(kāi)
?。?）條列與展開(kāi)每一項(xiàng)行動(dòng)：如圖2所示，不管是複雜的任務(wù)或模糊的計(jì)畫(huà)，都能再以樹(shù)枝狀的拓樸將事件不斷往下切割得更細(xì)小，同時(shí)也更實(shí)際的事項(xiàng)。每一條筆記，看起來(lái)僅是一條資訊，其實(shí)只要在寫(xiě)上去的同時(shí)，酌以加上人事時(shí)地物，就可以成為一個(gè)行動(dòng)，筆記就是行動(dòng)。
而龐大的任務(wù)，當(dāng)往下切割出越多層的細(xì)項(xiàng)，資訊往往就會(huì)越明確，無(wú)形中想法就能具體化成作法，而作法也將是未來(lái)的一個(gè)行動(dòng)指示。
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圖3-行動(dòng)改變過(guò)后的筆記
?。?）善用編輯工具：電子筆記雖然會(huì)因?yàn)檐涹w自動(dòng)排版而顯得整齊乾凈，但筆者并不建議就這樣讓它保持整齊乾凈，而是應(yīng)該要時(shí)常拿出來(lái)檢視并做修改。
如圖3所示，筆記軟體會(huì)提供像是色筆、螢光筆、粗體字或字體縮放的功能，協(xié)助活化你所寫(xiě)的筆記，讓你針對(duì)重點(diǎn)文字加強(qiáng)注意；還有刪除線與勾選方塊，方便你標(biāo)記已完成或不處理的事項(xiàng)；另外，也可以依照重要的優(yōu)先權(quán)，對(duì)任務(wù)作順序排列，有利于你對(duì)事件處理的緩急輕重下達(dá)決策判斷。
每一次的修改，都代表你執(zhí)行了某個(gè)行動(dòng)，不論是新增、刪除或編輯，都意味著你發(fā)生了某個(gè)改變，行動(dòng)與改變就是寫(xiě)筆記的核心目的。
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圖4-連續(xù)日期的筆記
?。?）連貫多天的筆記紀(jì)錄：許多人直覺(jué)的作法是每天各自寫(xiě)一張記事本，但時(shí)間一長(zhǎng)久，寫(xiě)筆記將容易掉入流水帳的虛應(yīng)故事，所以筆者建議，將連續(xù)多天的筆記記錄在同一張記事本。
如圖4所示，你可以視情況需求，累積某一段日期的筆記做為省察，但一定要定期的整理與刪除過(guò)期的筆記。如此一來(lái)，可以針對(duì)任務(wù)做前后對(duì)照的比較與追蹤，以及方便的回朔和檢討，進(jìn)而達(dá)到聚焦于有效成果的行動(dòng)。
?電子筆記就是你的個(gè)人行動(dòng)祕(mì)書(shū)
電子筆記的特點(diǎn)是可以迅速新增、刪除與編輯內(nèi)容，并可加上日期來(lái)標(biāo)注進(jìn)度。另外，還有不受地域存取限制的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，像是在移動(dòng)狀態(tài)中，如搭乘大眾交通運(yùn)輸工具，或站在路邊的空檔，都可以利用輕便的科技產(chǎn)品來(lái)幫助我們梳理現(xiàn)在與過(guò)去的思考軌跡。
如果內(nèi)容紀(jì)錄較多，可善用關(guān)鍵字搜尋，快速找到目標(biāo)資料。而且現(xiàn)在軟體整合功能強(qiáng)大，許多筆記軟體都已經(jīng)與Email及簡(jiǎn)訊結(jié)合，讓使用者可以設(shè)定某個(gè)特定時(shí)間，或週期性的發(fā)出信件和短訊，達(dá)到提醒注意。
?減低大腦負(fù)荷
肯定有人會(huì)想問(wèn)，如果事先將工作專(zhuān)案的每一步roadmap規(guī)劃得滴水不漏，并且把會(huì)議紀(jì)錄寫(xiě)得很詳盡，或是把文件寫(xiě)到臻至完美，是否就不需要寫(xiě)筆記？
筆者認(rèn)為這完全是兩碼子事，文件與紀(jì)錄平時(shí)是收藏起來(lái)的，當(dāng)有需要時(shí)才會(huì)翻出來(lái)看，所以主要功能是為了查詢(xún)，不是拿來(lái)動(dòng)態(tài)修改的。筆記才是真正因?yàn)橛辛诵袆?dòng)才伴隨而生的產(chǎn)物，筆記的價(jià)值就在于提取應(yīng)用，輔助行動(dòng)的實(shí)踐。
注意！是「做」事情，不是「想」事情，絕大部分的人都不是福爾摩斯或名偵探柯南，可以光用想的就能自動(dòng)處理好事情，藉由筆記不僅能減少大腦記憶的工作，分擔(dān)大腦的負(fù)荷，也可以降低焦慮煩躁，改善拖延偷懶的逃避心理，進(jìn)而提升工作效率。
?保持行動(dòng)
寫(xiě)筆記是自己跟自己進(jìn)行某種型式的對(duì)話，讓過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)幫助自己更客觀或更宏觀的分析事件脈絡(luò)與找出問(wèn)題點(diǎn)，讓過(guò)去的自己幫助現(xiàn)在的自己更加的進(jìn)步與更加的千錘百鍊，讓我們把想做的事情可以做得更好，如此而已。
上述所提出的筆記功能，筆者除了應(yīng)用在工作中，也實(shí)作在其他生活層面上，例如投資理財(cái)，還有讀書(shū)心得感想，以及運(yùn)動(dòng)計(jì)畫(huà)……等等，均獲得相當(dāng)高度的助益回饋。
寫(xiě)筆記是為了讓文字來(lái)帶領(lǐng)我們往前進(jìn)，在事件執(zhí)行的過(guò)程中幫助記憶、幫助減少摸索、幫助節(jié)省時(shí)間、幫助更加專(zhuān)注焦點(diǎn)而避免發(fā)散，還有最重要的，幫助自己愿意（喜歡）保持行動(dòng)。
