談及專案管理，相信許多人都有曾經(jīng)參與過(guò)的經(jīng)驗(yàn)，無(wú)論在專案所扮演的角色或是具備專案管理師的證照（PMP）與否，對(duì)專案管理運(yùn)作的過(guò)程都有相當(dāng)程度的了解，但是卻經(jīng)常遇到專案管理不當(dāng)甚至專案失敗的情況，深究其因都可以找到許多理由和藉口，筆者前陣子輔導(dǎo)某企業(yè)專案管理流程優(yōu)化，發(fā)現(xiàn)該企業(yè)有既定的專案管理流程但卻經(jīng)常發(fā)生專案延宕甚至多次專案失敗的慘痛教訓(xùn)，經(jīng)深入調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，除了該企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行力問題外，最大的發(fā)現(xiàn)就是該企業(yè)內(nèi)部嚴(yán)重缺乏溝通，在專案規(guī)劃執(zhí)行階段都是靠專案經(jīng)理（PM）單獨(dú)找各配合部門協(xié)調(diào)，幾乎沒在運(yùn)作專案會(huì)議，因此特撰此文分享在專案管理方面容易輕忽的關(guān)鍵，就是專案會(huì)議運(yùn)作要點(diǎn)，期望對(duì)有志改善專案管理的專業(yè)人士能有所助益！
其實(shí)大家都知道一個(gè)成功的專案管理，可以為企業(yè)帶來(lái)許多效益，早年傳統(tǒng)的專案管理多應(yīng)用于軍事工程與建設(shè)項(xiàng)目，現(xiàn)代化的專案管理則運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)，採(cǎi)用科學(xué)化的系統(tǒng)方法，更強(qiáng)調(diào)專案的會(huì)議溝通協(xié)調(diào)與執(zhí)行，因此當(dāng)代的專案成功的關(guān)鍵更依賴溝通與執(zhí)行力；筆者更認(rèn)為一個(gè)專案的90%的時(shí)間都在溝通，而會(huì)議就是一個(gè)很重要的溝通形式，「會(huì)不會(huì)開會(huì)」這件事，就能知道一個(gè)PM的專案管理能力。
既然召開專案會(huì)議是極為關(guān)鍵重要的事，在專案進(jìn)行過(guò)程，總免不了有一堆大大小小的會(huì)議需要專案經(jīng)理費(fèi)心準(zhǔn)備，在此筆者就過(guò)去實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的心得，歸納了在專案管理流程中，PM必須掌握的六大重要專案會(huì)議，歸納重點(diǎn)如下:
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會(huì)議類型 |
開會(huì)目的 |
與會(huì)人員 |
會(huì)議重點(diǎn) |
溝通要點(diǎn) |
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啟動(dòng)會(huì)議 （Kick-off） |
宣誓專案啟動(dòng)并取得專案成員的承諾 |
專案相關(guān)的所有利害關(guān)係人 |
專案範(fàn)疇說(shuō)明，權(quán)責(zé)說(shuō)清楚并取得成員的承諾 |
取得承諾 |
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里程碑會(huì)議 （Milestone） |
針對(duì)專案的里程碑進(jìn)行狀況報(bào)告，或進(jìn)行部分產(chǎn)出交付的報(bào)告 |
與本次和下次里程碑產(chǎn)出有關(guān)的利害關(guān)係人 |
報(bào)告里程碑執(zhí)行與交付成果的情況 |
訊息的一致性 |
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例行性會(huì)議 （Routine） |
同步專案訊息與相關(guān)議題的討論 |
專案成員 |
說(shuō)明并研討專案的執(zhí)行狀況 |
訊息的一致性 |
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變更管理會(huì)議 |
專案任何變更時(shí)發(fā)起進(jìn)行討論溝通 |
PM、變更提出人與Sponsor |
進(jìn)行討論取得共識(shí) |
取得共識(shí)與決策 |
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決策方案會(huì)議 |
針對(duì)專案所使用的工具或技術(shù)進(jìn)行選定與決策 |
PM、技術(shù)人員與Sponsor |
選定最合適的方案 |
決策 |
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結(jié)案會(huì)議 （Closing） |
專案整體交付完成狀況說(shuō) 明與Lesson Learn |
專案利害關(guān)係人 |
專案檢討與總結(jié) |
訊息的一致性 |
接下來(lái)，要如何開好這六大專案會(huì)議？確保這些專案會(huì)議最終能取得預(yù)期的結(jié)論，筆者建議應(yīng)該要留意以下六大開會(huì)重點(diǎn)：
1. 開會(huì)的目的一定要明確
會(huì)議前一定要確認(rèn)要討論什幺？會(huì)議結(jié)束后期望得到什幺結(jié)論？若是啟動(dòng)會(huì)議，那目的是取得大家的承諾，則務(wù)必將要他人承諾的事情寫在專案議程中，并逐一獲得大家的承諾；如果是決策方案會(huì)議，那要把候選的方案條列，并說(shuō)明不同方案間的優(yōu)劣，最終要取得大家的決議；若只是例行性會(huì)議，重點(diǎn)就放在進(jìn)度與議題上，不要變成需求討論會(huì)議，唯有目的明確，你才能把握會(huì)議內(nèi)容是在計(jì)畫內(nèi)，不會(huì)偏離。若連目的都搞不清楚，那代表不該開這個(gè)會(huì)。
2. 找對(duì)人開會(huì)
開會(huì)最怕該來(lái)的人沒來(lái)，卻來(lái)了一些閑雜人等，因此當(dāng)會(huì)議的目的明確后，就該思考哪些人應(yīng)該要來(lái)參與這個(gè)會(huì)議，將該參與會(huì)議的人放到郵件收件者中，并把你會(huì)議的目的與預(yù)計(jì)的結(jié)論摘要于會(huì)議邀請(qǐng)郵件中，如果有哪個(gè)人是一定要參加的，請(qǐng)務(wù)必附注與哪件事情直接相關(guān)，如果一定要出席的人不能出席，那寧愿改期也不要浪費(fèi)時(shí)間開一個(gè)不會(huì)有結(jié)論的會(huì)議。
3. 引導(dǎo)與會(huì)人員要發(fā)言或表態(tài)
當(dāng)會(huì)議圍繞著所設(shè)定的主題進(jìn)行，相關(guān)的人員也都到場(chǎng)，這時(shí)候就必須要去引導(dǎo)相關(guān)的人員表態(tài)，讓他們說(shuō)說(shuō)對(duì)這項(xiàng)議題的看法，很多會(huì)議結(jié)論最后被翻盤都是因?yàn)橄嚓P(guān)人員在會(huì)議中沒有明確的表達(dá)贊成或反對(duì)，但會(huì)后卻四處去說(shuō)會(huì)議的決策有誤。為了避免與會(huì)者事后放炮，最好的作法就是在會(huì)議中暢所欲言，當(dāng)所有人的意見充分被表達(dá)，會(huì)議才真的有意義。
4. 會(huì)議結(jié)論要形成共識(shí)
會(huì)議過(guò)程中一定會(huì)有許多的討論，有些討論會(huì)有爭(zhēng)論，但爭(zhēng)論最終都一定有個(gè)結(jié)論，而這個(gè)結(jié)論必須非常明確，會(huì)議結(jié)束前讓大家知道會(huì)議中決定了哪些事情，也明白接下來(lái)要干嘛，并形成全體共識(shí)。明確的結(jié)論引導(dǎo)專案向前行，模擬兩可的結(jié)論則讓大家無(wú)所適從，若有些議題沒有結(jié)論但又很重要，那就列為待辦事項(xiàng)，并標(biāo)注確切的預(yù)計(jì)完成日期與負(fù)責(zé)人，并在會(huì)議后追蹤。
5. 會(huì)議記錄要確認(rèn)核實(shí)
專案會(huì)議討論過(guò)程的一切都要白紙黑字寫下來(lái)，才不會(huì)死無(wú)對(duì)證，會(huì)議的結(jié)論、決議與待辦事項(xiàng)尤其重要，一定要記錄下來(lái)，并在會(huì)議結(jié)束前再次確認(rèn)，有問題的立即提出，否則就此定案，如果要嚴(yán)謹(jǐn)一點(diǎn)，筆者過(guò)去的作法是直接在電腦內(nèi)投影出來(lái)，與會(huì)人員一目了然。
6. 待辦事項(xiàng)要落實(shí)追蹤
會(huì)議后的待辦事項(xiàng)一定要追蹤，否則會(huì)議等于只開了一半，會(huì)議記錄不代表會(huì)議的結(jié)束，追蹤每個(gè)待辦事項(xiàng)才是會(huì)議的最后一件事，而這件事常常被忽略，也辜負(fù)了大家辛苦開會(huì)所用的腦細(xì)胞。
專案管理，是一門管理的科學(xué)，溝通，更是一項(xiàng)專業(yè)的工作；專案90%的時(shí)間在溝通，溝通的成效決定專案的成敗，這意味著溝通這件事對(duì)專案經(jīng)理來(lái)說(shuō)不是”應(yīng)該具備”的軟技能，而是”必須具備”的專業(yè)技能，開好專案會(huì)議，專案管理如虎添翼！
