【文／蘇美真】
創(chuàng)業(yè)以來，身兼數(shù)位行銷公司執(zhí)行長(zhǎng)、工作坊講師、部落格格主等多重角色，每天需記下來的事情多如牛毛，行程會(huì)議、客戶資料、課程綱要、年度目標(biāo)??有些人習(xí)慣用紙本手帳彙整想法及待辦事項(xiàng)，我個(gè)人則偏好使用云端工具進(jìn)行控管。
成長(zhǎng)階段幸逢電腦蓬勃發(fā)展的時(shí)代，加上早期從事科技業(yè)，所以我頗早以前就開始使用電腦相關(guān)工具，習(xí)慣以打字取代手寫，其中的好處不乏：1.快速。我是個(gè)腦袋想法跑很快的人，若不用打字，手寫恐怕跟不上思考的速度。2.多功能彙整。激發(fā)創(chuàng)意或靈感的來源有時(shí)只是一句話、一張圖像或一段影片，要轉(zhuǎn)換成文字相對(duì)需要思考的時(shí)間；目前線上已有許多云端工具，可輕鬆將不同形式的資料加以擷取、拼貼，直接儲(chǔ)存。3.高機(jī)動(dòng)性。電子化后的文件易于搬移，無論在編輯或排版上都富有更大的自由，方便快速整理。
最佳工具最大效益
仔細(xì)衡量，比起打字，手寫的機(jī)會(huì)確實(shí)變少了，然而兩種書寫過程都有助于思考，鍵入文字的時(shí)候，許多創(chuàng)意和想法亦常隨之浮現(xiàn)。事實(shí)上，我也并非完全不手寫，只是認(rèn)為筆記毋須侷限于紙本，而可依目的選擇不同類型的工具。我會(huì)透過手寫摘錄較為零碎的資訊，多半是與客戶之間的會(huì)議；獨(dú)自規(guī)劃工作進(jìn)度時(shí)，則採(cǎi)數(shù)位筆記的形式。這2、3年來最長(zhǎng)使用的一套工具叫Evernote，是一種數(shù)位記事本，它的好處首先是跨平臺(tái)，消弭了空間地點(diǎn)的限制，無論在電腦、ipad或手機(jī)上都可以使用，相當(dāng)符合資訊產(chǎn)業(yè)的需求。我有靈感的時(shí)候就會(huì)打開來寫一下，記錄上課或開會(huì)重點(diǎn)、規(guī)劃簡(jiǎn)報(bào)提案，先記錄下大綱，再利用行程之間的空檔充實(shí)內(nèi)容。其次，與紙本筆記相較還有另一個(gè)好處是，隨身攜帶的手帳可能寫滿了就必須換另外一本，Evernote卻沒有容量上限，你隨時(shí)可以搜尋1、2年前的舊資料，也可以經(jīng)由分類、標(biāo)籤，將相關(guān)的內(nèi)容彙整在一起。
記筆記時(shí)應(yīng)依目的選擇不同的工具，Evernote偏向綜合型，可添入圖像照片及影音，我常以此撰寫較長(zhǎng)篇的文章，例如心情日記。至于像工作目標(biāo)、待辦事項(xiàng)等條目分明的內(nèi)容，一般我會(huì)使用Google Keep，其類似便條紙的介面可用顏色區(qū)分記事類型，附設(shè)的提醒功能也有助我檢視各項(xiàng)計(jì)畫是否按時(shí)完成。
去辦公室化更有績(jī)效
云端工具可說解放了過往制式的工作形態(tài)。認(rèn)識(shí)我或認(rèn)識(shí)讚點(diǎn)子的朋友都曉得，我們公司辦公室沒有人（而所謂的辦公室，其實(shí)就是我的工作坊），從公司成立開始，與客戶之間就是用云端工具溝通，這些年透過各項(xiàng)通訊軟體，我?guī)ьI(lǐng)員工逐步建立起不用打卡，在家工作的新工作流程，定期用skype召開會(huì)議，直接線上交換資料，或于協(xié)作平臺(tái)共同編輯。舉例來說，我們會(huì)在Google協(xié)作平臺(tái)放上會(huì)議大綱，正式開會(huì)時(shí)便逐條報(bào)告、討論，內(nèi)容詳細(xì)程度幾乎等同一份會(huì)議紀(jì)錄，省去事后歸納整理的時(shí)間；而隨著Line群組問世，每個(gè)客戶、不同任務(wù)、個(gè)案都有各自的群組，搭配云端文件，提升效率之余，更減少許多溝通成本。
此種「去辦公室化」的工作形態(tài)增添了我們?cè)谂c遠(yuǎn)方客戶接洽時(shí)的熟練度，身為老闆的我亦可擴(kuò)大招募範(fàn)圍聘請(qǐng)到許多外縣市的優(yōu)秀人才，員工們則不必歷經(jīng)日曬雨淋、塞車通勤大老遠(yuǎn)跑來公司。當(dāng)工作不再局限同一場(chǎng)域，不僅是空間，時(shí)間上也獲得相對(duì)的自由，我們不在辦公室工作(not here)，工作卻展開于anytime、everywhere。
自主管理比責(zé)任制更重要
許多人難以想像一家公司沒有實(shí)體辦公室該如何營(yíng)運(yùn)，特別是員工管理方面，畢竟人都有惰性，缺少辦公室約束、主管的督促，在家工作這份惰性極可能無限地放大，「不在辦公室還有效率可言嗎？」─我認(rèn)為，這樣的疑惑出在前提設(shè)定有誤，真實(shí)的情況與各位所想不同，沒有辦公室，其實(shí)更有效率！所謂「疑人不用，用人不疑」，應(yīng)徵每位員工時(shí)，我都會(huì)先讓他了解公司工作流程與內(nèi)部文化，正式錄取后，就會(huì)給予充分的信任及自由。在須將工作做完、做好的前提之下，第1，員工越有效率把事情做完，越能盡快做自己想做的事。也就是說，負(fù)責(zé)且懂得自我管理的員工，自然能得到時(shí)間上的獎(jiǎng)勵(lì)，偷懶的結(jié)果，只會(huì)影響自己享樂的時(shí)間而已。第2，身為PM（專案經(jīng)理），每位員工自己都要親自面對(duì)客戶，本身即有壓力，不需要人督促。萬一真的需要人督促，表示其缺乏自動(dòng)自發(fā)的資質(zhì)，也許就較不適合我們這種型態(tài)的公司。
臺(tái)灣許多企業(yè)都奉行責(zé)任制，但能做到真正責(zé)任制的卻少之又少，我認(rèn)為這部分老闆需要洞悉、轉(zhuǎn)換、調(diào)適自己的想法與心情，為了盯住員工而死守在辦公室，不是反過來綑綁住自己了嗎？
掌握顧客需求核心
對(duì)員工要求僅止于將事情做完做好這點(diǎn)，可看出我的經(jīng)營(yíng)風(fēng)格較偏成果導(dǎo)向，無論是人員管理或從事網(wǎng)路行銷，工具和過程都不是最重要的。以FB社群行銷為例，有人十分在意粉絲數(shù)量，事實(shí)上FB只是一個(gè)工具，不是結(jié)果，我們透過FB的經(jīng)營(yíng)，把客戶帶進(jìn)來，中間的檢核點(diǎn)應(yīng)該是經(jīng)營(yíng)粉絲團(tuán)之后業(yè)績(jī)有沒有起色、訂單有沒有增加，以此檢視成效。
行銷的本質(zhì)就是幫客戶的業(yè)績(jī)作提升，只要扣緊這個(gè)目標(biāo)，就不會(huì)有問題。無論是社群、大數(shù)據(jù)或任何行銷手法趨勢(shì)，都應(yīng)掌握核心精神，不斷思考，反問：「客戶到底要的是什幺？」掌握這一點(diǎn)就會(huì)找到最有用的資訊。如此看來，大數(shù)據(jù)也只是一個(gè)名詞而已，掌握核心才可以做最有效率的事情。
網(wǎng)路行銷CEO 教你帶領(lǐng)高績(jī)效團(tuán)隊(duì)
1. 筆記毋須侷限于紙本，可依目的選擇不同類型的工具。
2. 善用云端文件，去辦公室化團(tuán)隊(duì)績(jī)效更高。
3. 任何行銷手法趨勢(shì)，都應(yīng)掌握核心精神，不斷思考，反問：「客戶到底要的是什幺？」
【完整內(nèi)容請(qǐng)見《能力雜誌》2016年2月號(hào)，非經(jīng)同意不得轉(zhuǎn)載、刊登】
