“工作做不完，事情理不清”：注意這4個效率殺手

經(jīng)常聽到不少職場人抱怨：每天事情做不完，渾渾噩噩，不知何處是個頭。

 

造成忙碌且工作堆積的原因有很多，可能是工作難度太高，領(lǐng)導(dǎo)安排的工作太多，或是人員不足所導(dǎo)致。

 

但如果每天的忙碌讓你苦不堪言，卻又自感收獲甚微，每天都做不完工作，只能加班加點完成。但身邊的其他人則看上去明顯比自己輕松多了的時候，你是否想過，很多時候并不是因為你不夠努力，而是不夠有效率呢？

 

今天在這里，為大家總結(jié)出了以下4個最影響工作效率的四大“殺手”，讓我們一起看看下面這些情況是不是你！

 

01 . 

   工作中，最容易被忽略的4大效率殺手

 

1、 通訊類軟件，將時間碎片化

 

不知大家是否有過這樣的體驗？

 

早上剛到公司，開干不到十分鐘，有個同事發(fā)消息過來說，這里的數(shù)據(jù)是不是不太對？你好好檢查一下。又過幾分鐘后，另一個同事的“靈魂拷問”也緊跟而至：“今天中午吃啥？樓下新開的一家輕視沙拉聽說還不錯…”

 

不知不覺當(dāng)中，思路被一再打斷的同時，工作時間就這樣被偷偷消耗掉的，變成零散的碎片化狀態(tài)。

 

據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，對于大多數(shù)八小時工作制的上班族而言，實際用于工作上的時間僅3小時。而其余大量的時間往往浪費在回復(fù)社交軟件，及瀏覽新聞、視頻等APP上。

 

不得不說，即時通訊的迅猛發(fā)展，為我們帶來前所未有便利的同時，濫用和過度依賴，也讓其成為我們低效工作的頭號陷阱。

 

讓我們一天下來，看似做了很多事，但實際上除了回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)客戶：“好的，收到”，其他什么都沒做完。

 

2、習(xí)慣性拖延，造成工作堆砌

 

每天工作都是大型拖延癥晚期現(xiàn)場，明明只要動手就可以解決的活，偏偏要拖到最后的截止時間才匆匆完成，是許多職場人的真實寫照。

 

由此帶來的最直接的結(jié)果，便是造成工作的大量堆積，以至無法按時下班，甚至演變成帶回家熬夜趕工，加班加點去完成工作任務(wù)的局面。

 

然而，公司里的事務(wù)往往是由多合作完成的，擁有“慣性拖延”癥狀的職場，不僅會讓自己的工作與生活變得一塌糊涂、效率低下，而且極可能影響到整個公司和團隊的運轉(zhuǎn)。

 

3、過度完美主義，工作遲遲無法開展

 

曾有過這樣一段“加班”的經(jīng)歷：

 

被領(lǐng)導(dǎo)分配擔(dān)任一個重要活動展會的負責(zé)人，需要在一周時間內(nèi)提交一份計劃書。為了完成好這項工作，我花了很多精力琢磨流程，花了很多時間去搜集和整理資料，但五天時間過去，文檔仍然只有“XX活動企劃案”這幾個字。

 

因為永遠覺得準(zhǔn)備不充分，于是沒完沒了地準(zhǔn)備著。

 

如果也有過類似體驗，就會知道，“我要做出經(jīng)驗眾人的完美東西”即等同于被人詛咒。因為一旦被完美主義附身，首先意味的并不是更出色的成品，而是工作遲遲無法展開的結(jié)局。

 

4、害怕麻煩心理，不懂得借他人之力

 

同事小劉這幾天的心態(tài)又崩了，不為別的，因為他連續(xù)花了好幾個通宵，做出的一份報價單。今天突然被同事告知，原來他那里就有現(xiàn)成的模板，大部分內(nèi)容都可以參考借鑒，只需要需修改幾個數(shù)據(jù)即可。差點沒讓小劉吐出一口老血。

 

其實小劉遇到的這種現(xiàn)象并非個例。

 

包括職場上的很多職場新人，在完成領(lǐng)導(dǎo)分配下來的工作任務(wù)的時候，明明對里面的幾個點心存疑惑，卻因為不好意思詢問，硬著頭皮自己琢磨；或是在工作當(dāng)中遇到難題，因為害怕麻煩同事，獨自一人琢磨到頭禿。

 

看似勤奮，實則多是無用功。

 

02 . 

   如何擺脫低效陷阱？

 

1、每日堅持對當(dāng)下工作進行優(yōu)先排序

 

曾在書上看過這樣一個典故：美國內(nèi)伯利恒鋼鐵公司總裁，因每天忙到?jīng)]時間睡覺來處理公司事宜，卻還是面臨破產(chǎn)，于是向效率大師艾維利求助。

 

在近半個小時的交流中，艾維利耐心地聽完其焦頭爛額的傾訴后，拿出一張白紙，要求其寫下第二天要做的全部事情。

 

幾分鐘后，白紙上滿滿當(dāng)當(dāng)記錄了總裁先生的幾十項要做的工作。

 

然后，艾維利請他仔細考量，并要求他按事情的重要順序，分別從“1”到“6”標(biāo)出六件最重要的事情。同時告訴他：“每天一開始，請你全力以赴做好標(biāo)號為1的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴的做標(biāo)號為2的事，依次類推…”

 

并建議他將此法推行至所有高管人員甚至是員工。

 

一年后，該公司竟然奇跡般地擺脫了危機，甚至一躍成為美國最大的獨立鋼鐵廠。

 

值得注意的是，這并非一件虛構(gòu)的故事，而是真實的經(jīng)歷。

 

許多時候，造成無限忙碌的原因往往不是因為你的懶惰，而是“過于勤奮”，從而陷入低效忙碌的里陷阱。

 

這個時候，不妨嘗試一下艾維利的“6件事法則”，按重要程度給每天工作排序，用絕大部分精力去完成，保證自己每時每刻都在做當(dāng)下最重要的事情，你會發(fā)現(xiàn)找到屬于自己的時間更加容易。

 

2、給自己一段完整的時間，鎖死目標(biāo)

 

在《做高效執(zhí)行者》一書當(dāng)中，有這樣一句話：完整的時間塊是高效執(zhí)行的必要基礎(chǔ)。

 

它向完美揭示了一個深刻的職場道理，并非每一分每一秒都用來工作，才是對時間最大化的利用。因為任何事情開始，都需要一個“啟動時間”，將完成一件事情的時間碎片化反而容易造成時間浪費。

 

許多時候，我們在工作當(dāng)中，雖然有大概的工作計劃，鎖定好了目標(biāo)，但這是遠遠不夠的。因為在完成的過程當(dāng)中，有太大的變數(shù)?？赡芡蝗挥信笥汛螂娫掃^來找你，突然有新聞推送你喜歡的愛豆戀情曝光，或是突然想來一份下午菜。

 

因此，光鎖定目標(biāo)還不夠，還需要盡可能地鎖死目標(biāo)。

 

比如退出微信，將手機調(diào)成飛行模式，利用番茄工作法原則，為自己設(shè)置一段用來保持專注的完整時間。

 

盡可能保證自己的獨立時間塊，集中所有精力來完成重要的事情，保證自己不受其他事情的干擾。

 

3、增強時間管理的透明度

 

朋友麗莎曾和我抱怨，公司領(lǐng)導(dǎo)總是臨時加塞工作，事情剛完成一半，馬上又跑來找她臨時查找一個數(shù)據(jù)，或是去打印文件，導(dǎo)致自己的常規(guī)工作總是無法按時完成。

 

后來，她開始嘗試在每天下班前，主動向領(lǐng)導(dǎo)做工作報告，并在報告的最后，列出次日的工作計劃，如上午需要花大約2小時進行費用提交，下午三點有和顧客的業(yè)務(wù)對接。

 

在此之后，領(lǐng)導(dǎo)會開始有意識地將工作當(dāng)中的臨時加塞，轉(zhuǎn)變?yōu)橛杏媱澋靥崆鞍才?，臨時加工作的情況減少很多。

 

類似于這種，通過增強對時間管控的透明度，及時和身邊的其他成員共享自己的時間管理計劃，能夠?qū)ζ渌蓡T的影響降低到最小的同時，也能更好地保障自身工作的更好開展。

 

另一方面，各個崗位各司其職，時間方面難免發(fā)生碰撞，掌控自己時間規(guī)劃的同事，主動去了解其他成員的時間安排也很有必要。

 

記得在FACEBOOK的公司總部，墻上印著這樣一條標(biāo)語：完成勝過完美。

 

深以為然。

 

不管是工作完不成，或是工作遲遲無法開始，歸根結(jié)底，多都是時間精力的管控不足所造成，

 

而真正實現(xiàn)高效的人，其關(guān)鍵是始終擁有清晰的目標(biāo)和策略，及時過濾掉“垃圾”，把時間花在“重點”。并對每個階段的意義和目標(biāo)都有清晰的理解，然后在目標(biāo)的指引下，遵循步驟把工作落地。

 

最后，希望大家能夠遠離低效率陷阱，把時間花在刀刃上，做一個高效率的職場人。