在改善的范疇里，管理具有兩項(xiàng)主要的功能:“維持”(Maintenance)與“改進(jìn)”(Improvement)。
“維持”是指從事于保持現(xiàn)有技術(shù)，管理及作業(yè)上標(biāo)準(zhǔn)的活動，以及支持這些標(biāo)準(zhǔn)所需的訓(xùn)練和紀(jì)律。在“維持”的功能下，管理部門要執(zhí)行工作的指派、使每一個人都能依照標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)程序來工作。
“改進(jìn)”則是以改進(jìn)現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)為目標(biāo)的活動。簡而言之，管理就是：維持標(biāo)準(zhǔn)和改進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。
而改進(jìn)又可再區(qū)分為“改善”( Kaizen)和“創(chuàng)新”(Innovation)。 所謂“改善”是由于持續(xù)不斷的努力，所產(chǎn)生的諸多的小步伐改進(jìn)，而逐次累積而成。
“創(chuàng)新”則是借助大筆資源投資于新技術(shù)或設(shè)備而產(chǎn)生突破性的變化的改進(jìn)(不論任何場合，以成本作為主要的評估因素時，創(chuàng)新便是昂貴的)。歐美企業(yè)的管理人員偏向于“創(chuàng)新”，他們沒有足夠的耐心，也忽視了“改善”能長期帶給公司的利益。相反 “改善”則是強(qiáng)調(diào)要以員工的努力、士氣，溝通，訓(xùn)練、團(tuán)隊(duì)參與及自律來達(dá)成目標(biāo)。這些都是一種常識性和低成本的改進(jìn)方式。
在“改善的過程”中，第一個步驟就是要建立:計(jì)劃(Plan)一執(zhí)行(Do)一檢查(Check)一處置(Action)，PDCA的循環(huán)，以PDCA循環(huán)作為“改善”持續(xù)運(yùn)作的工具，以達(dá)成“維持標(biāo)準(zhǔn)”和“改進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)”的目標(biāo)，PDCA是整個“改善過程”中，最重要的觀念之一。
“計(jì)劃”是指建立改善的目標(biāo)。(在任何場所中，應(yīng)當(dāng)有一個目標(biāo)可供改進(jìn)。)“執(zhí)行”是指依計(jì)劃推行。“檢查”是指確認(rèn)是否按計(jì)劃的進(jìn)度在實(shí)行，以及是否達(dá)成預(yù)定的計(jì)劃。“處置”是指新作業(yè)程序的實(shí)施及標(biāo)準(zhǔn)化，以防止原來的問題再次發(fā)生，或者是再設(shè)定新的改進(jìn)目標(biāo)。PDCA不斷地在旋轉(zhuǎn)循環(huán)，一旦達(dá)成改善的目標(biāo)，改善后的現(xiàn)狀，便隨即成為下一個改善的起點(diǎn)，PDCA的意義就是永遠(yuǎn)不滿足現(xiàn)狀，因?yàn)閱T工通常較喜歡停留在現(xiàn)狀，而不會主動去改善，所以管理人員必須持續(xù)不斷地設(shè)定新的挑戰(zhàn)目標(biāo)，以帶動PDCA的循環(huán)。
任何一個新的工作流程，在初期都是呈不穩(wěn)定的狀態(tài)。開始進(jìn)行PDCA改善時，必須先將任何現(xiàn)有的流程穩(wěn)定下來。這個穩(wěn)定的過程稱之為:標(biāo)準(zhǔn)化(Standardize)一執(zhí)行(Do)→檢查(Check)一處置(Action)，SDCA的循環(huán)。
在當(dāng)前的流程里，每當(dāng)發(fā)生異常時，便必須反問自己下列的問題：是否因?yàn)闆]有標(biāo)準(zhǔn)而發(fā)生的？是否因?yàn)闆]有遵守標(biāo)準(zhǔn)而發(fā)生的？或者因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)不適當(dāng)而發(fā)生的？只有建立了標(biāo)準(zhǔn)，并且確實(shí)遵守，以將當(dāng)前的流程穩(wěn)定下來，才能再進(jìn)行下一個PDCA的循環(huán)。
所以SDCA的目的,就是在標(biāo)準(zhǔn)化和穩(wěn)定現(xiàn)有的流程、而PDCA的目的則是在提高流程的水準(zhǔn)。SDCA是表示“維持”，而PDCA就表示“改進(jìn)”。這是管理階層的兩項(xiàng)主要職責(zé)。
