在精益中，持續(xù)改進(jìn)就像一種宗教。盡管這似乎是一件容易實(shí)現(xiàn)的事情，但不熟悉流程改進(jìn)技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo)者和團(tuán)隊很難維持它。
要實(shí)施這種思維方式，您需要清楚地了解什么是持續(xù)改進(jìn)，需要遵循哪些原則并檢查一些最佳實(shí)踐。
持續(xù)改進(jìn)模型
如果不放在特定的上下文中，術(shù)語持續(xù)改進(jìn)可能非常抽象。簡而言之，這是對您所做的每一件事的永無止境的追求。在精益管理中，持續(xù)改進(jìn)也稱為改善。
Kaizen 起源于二戰(zhàn)結(jié)束后不久的日本。它在制造業(yè)中廣受歡迎，并成為豐田從小型汽車制造商崛起為地球上最大汽車制造商的基礎(chǔ)之一。
在精益方法的背景下，持續(xù)改進(jìn)旨在通過專注于增強(qiáng)為您的客戶創(chuàng)造最大價值的活動同時消除盡可能多的浪費(fèi)活動來改進(jìn)您公司的每個流程。
精益中有三種類型的浪費(fèi)：
- Muda——工藝?yán)速M(fèi)
- Mura – 不均勻的浪費(fèi)
- Muri——表層的浪費(fèi)
Muda 包含 7 種主要的工藝廢物：運(yùn)輸、庫存、運(yùn)動、等待、生產(chǎn)過剩、過度加工、缺陷。
完全移除所有這些幾乎是不可能的，但專注于最大限度地減少它們對您工作的負(fù)面影響對于成功實(shí)施持續(xù)改進(jìn)至關(guān)重要。
Mura 是由您的過程中的不均勻或不一致引起的。它負(fù)責(zé)穆達(dá)的 7 個廢物中的許多廢物。Mura 會阻止您的任務(wù)在您的工作流程中順利進(jìn)行，因此會妨礙您實(shí)現(xiàn)連續(xù)流程。
對于應(yīng)用推送系統(tǒng)的公司來說， Muri 是一個主要問題。當(dāng)您將過多的工作分配給您的團(tuán)隊時，您會給您的團(tuán)隊和流程帶來不必要的壓力。
Muri 通常 是 Mura 的結(jié)果，如果您希望持續(xù)改進(jìn)成為您文化的一部分，您需要專注于擺脫這些浪費(fèi)。
采用持續(xù)改進(jìn)——工具和技術(shù)
了解其背后的理論是將持續(xù)改進(jìn)應(yīng)用于管理文化的第一步。為了讓自己為持續(xù)改進(jìn)做好準(zhǔn)備，您需要在公司內(nèi)部創(chuàng)造一個合適的環(huán)境。
在精益管理中，實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)的三種主要方法：
計劃-執(zhí)行-檢查-行動 (PDCA)
Plan-Do-Check-Act 模型是實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)的最流行的方法。
也稱為戴明圈（以其創(chuàng)始人、美國工程師威廉·愛德華茲·戴明命名），它是一個永無止境的循環(huán)，旨在幫助您在取得的成果的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高。
它最初是為質(zhì)量控制而開發(fā)的，但隨著時間的推移，它成為了實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)的工具。
在規(guī)劃階段，您需要建立必要的目標(biāo)和流程，以根據(jù)預(yù)期輸出（一個或多個目標(biāo)）交付結(jié)果。
設(shè)定輸出預(yù)期是實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)的關(guān)鍵，因?yàn)槟繕?biāo)的準(zhǔn)確性及其完整性是改進(jìn)過程的主要部分。
建議從小規(guī)模開始，以便您可以測試該方法的效果。
第二階段是“做”。這很簡單，因?yàn)槟枰獔?zhí)行您在流程規(guī)劃步驟中制定的內(nèi)容。
完成目標(biāo)后，您需要檢查已取得的成就并將其與您的預(yù)期進(jìn)行比較。收集盡可能多的數(shù)據(jù)，并考慮您可以在流程中改進(jìn)哪些方面，以便下次取得更大的成果。
如果分析表明您與之前的項目相比有所改進(jìn)，則標(biāo)準(zhǔn)已更新，您需要下次爭取更好的性能。
如果與過去相比，您未能改進(jìn)甚至取得更差的結(jié)果，則標(biāo)準(zhǔn)將保持在您開始上一個項目之前的狀態(tài)。
根本原因分析
根本原因分析 (RCA) 是一種在精益管理中實(shí)踐的技術(shù)，它允許您通過向您展示過程問題的根本原因來實(shí)現(xiàn)改善。
這是一種迭代實(shí)踐，通過分析導(dǎo)致問題的原因來深入研究問題，直到找到負(fù)面影響的根源。只有在消除原因之后，才能永久防止最終的負(fù)面影響，才能將其視為根。
要應(yīng)用 RCA 進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，您需要對問題進(jìn)行徹底的分析。
例如，假設(shè)您正在領(lǐng)導(dǎo)一個軟件開發(fā)團(tuán)隊。當(dāng)您發(fā)布產(chǎn)品的最新更新時，您的支持團(tuán)隊收到了來自客戶的錯誤報告的轟炸。
您開始從問題的頂部開始尋找根本原因。
您調(diào)查您的 QA 團(tuán)隊是如何允許這種情況發(fā)生的，并發(fā)現(xiàn)他們未能在軟件上運(yùn)行所有必要的測試。
之后，您會調(diào)查造成這種情況的原因，并了解開發(fā)團(tuán)隊為他們提供了將在最后一刻發(fā)布的功能。
調(diào)查其原因，您會發(fā)現(xiàn)開發(fā)人員在提交質(zhì)量保證之前就完成了大部分功能。
深入研究其原因，您會發(fā)現(xiàn)您的開發(fā)團(tuán)隊花費(fèi)的時間比您最初計劃開發(fā)這些功能的時間要多。
調(diào)查其背后的原因，您會發(fā)現(xiàn)您的團(tuán)隊效率低下，因?yàn)槊總€開發(fā)人員同時處理一些功能。因此，他們沒有將功能一個一個地提供給 QA，而是提交了一個太大而無法在短時間內(nèi)處理的批次。
分析為什么會發(fā)生這種情況，你意識到你沒有對可以同時進(jìn)行的工作量進(jìn)行任何規(guī)定，也沒有確保你的過程的均勻性。
達(dá)到這一點(diǎn)，您得出結(jié)論，錯誤問題的根本原因是 Mura（不均勻性的浪費(fèi)）。
為了實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)，我們建議您分析每個問題的根本原因并嘗試解決方案。
通常，問題可能比您想象的要復(fù)雜得多，并且 RCA 需要進(jìn)行幾次迭代才能防止負(fù)面影響再次發(fā)生。
如果您不確定如何進(jìn)行根本原因分析，我們建議您查看5 個為什么來確定根本原因。
應(yīng)用精益看板
為了不斷改進(jìn)您的流程，您需要清楚地可視化需要改進(jìn)的內(nèi)容。
如果您缺乏可見性，您將能夠不時改進(jìn)，但無法在為時已晚之前發(fā)現(xiàn)問題的癥狀。
當(dāng)豐田正在尋找一種方法來做到這一點(diǎn)時，他們開發(fā)了看板作為提高生產(chǎn)過程工作流程效率的系統(tǒng)。
最終，看板適應(yīng)了知識工作，并成功地幫助了數(shù)千個團(tuán)隊實(shí)現(xiàn)了持續(xù)改進(jìn)。該方法依賴于六種核心實(shí)踐來最大限度地減少過程中的浪費(fèi)：
- 可視化您的工作流程
- 消除干擾
- 管理流程
- 明確流程策略
- 創(chuàng)建反饋循環(huán)
- 協(xié)同改進(jìn)
為了可視化您的工作流程，該方法依賴于白板來繪制流程的每個步驟。該板由垂直線分隔，形成不同階段的列。
一個基本的看板由三列組成：已請求、進(jìn)行中、已完成。
您的團(tuán)隊正在處理的每項任務(wù)都托管在看板卡上（最初以便利貼的形式），并且需要通過工作流程的所有階段才能被認(rèn)為是完整的。
看板可讓您監(jiān)控過程的均勻度，并且可以成為最小化 Mura 的重要武器。
此外，它們向您顯示團(tuán)隊中每個人的工作量，并且可以通過允許您根據(jù)團(tuán)隊的能力委派任務(wù)來幫助您防止負(fù)擔(dān)過重（Muri）。
最后，您可以監(jiān)控工作在整個工作流程中的進(jìn)展速度，并實(shí)現(xiàn)工作流程效率的持續(xù)改進(jìn)。
為了消除干擾，看板依賴于限制可以同時進(jìn)行的工作。目標(biāo)是消除多任務(wù)處理，這只不過是任務(wù)之間不斷的上下文切換，只會損害生產(chǎn)力。
借助看板，您可以管理流程中的工作流程。為確保流程平穩(wěn)，您需要了解工作卡在哪里，并采取措施緩解流程中的瓶頸。這樣，您可以嘗試工作流程的不同步驟并不斷改進(jìn)。
在精益管理中，持續(xù)改進(jìn)是一項集體活動。因此，您需要確保您的團(tuán)隊了解共同目標(biāo)以及為什么他們的流程部分很重要。
通過明確流程策略，您將鼓勵您的團(tuán)隊成員承擔(dān)更多責(zé)任并掌握他們的流程所有權(quán)。
為了發(fā)生積極的變化，您和您的團(tuán)隊之間需要不斷地交流知識。
看板本身就是一個很棒的反饋循環(huán)生成器，因?yàn)樗梢宰屇S時看到誰在做什么。
結(jié)合廣泛采用的在團(tuán)隊之間舉行每日站立會議的做法，您可以不斷改進(jìn)個人之間的信息共享。
作為持續(xù)改進(jìn)武器庫的一部分的其他技術(shù)是 Gemba walk 和 A3 報告。A3 報告是一種結(jié)構(gòu)化的方法，可以幫助您處理解決問題的問題，而Gemba walk鼓勵您去看看真正的工作發(fā)生在哪里。兩者都非常有用，它們可以幫助您發(fā)現(xiàn)工作流程中的問題部分。
最后
Kaizen 是對完美的永無止境的追求，但是當(dāng)您的整個團(tuán)隊牢記于心時，您就會開始感受到持續(xù)改進(jìn)業(yè)務(wù)的好處。
看板和其他持續(xù)改進(jìn)工具可以幫助您，因?yàn)槟膱F(tuán)隊將獲得有關(guān)流程改進(jìn)和工作流程管理的大量知識。因此，每個人都會了解您的流程是如何運(yùn)作的以及如何改進(jìn)它。
總之
有很多方法可以實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。他們都有一個共同點(diǎn)——分析與過去相比可以做得更好的地方。您可以通過以下方式維持持續(xù)??改進(jìn)：
- 最大限度地減少過程中的浪費(fèi)
- 為您的團(tuán)隊創(chuàng)造一個合適的環(huán)境來改進(jìn)
- 實(shí)施 PDCA 循環(huán)
- 始終尋找現(xiàn)有和潛在問題的根本原因
- 將看板方法應(yīng)用于工作流管理
