精益項目管理證明了精益原則可以在許多領(lǐng)域找到有益的應(yīng)用。
從客戶的角度交付價值、減少浪費和持續(xù)改進可幫助項目經(jīng)理提高項目效率,讓他們能夠事半功倍。
傳統(tǒng)的項目管理是分階段構(gòu)建的,將計劃與執(zhí)行分開,而精益項目管理使團隊能夠通過有效地管理他們的工作流程來更快地交付,并專注于從客戶的角度交付價值。
為了展示它是如何工作的,讓我們首先仔細看看精益的基礎(chǔ)知識及其在管理項目中的作用。
在項目管理中應(yīng)用精益?
精益管理的誕生可以追溯到1940年,80年來,它已成為工作流程優(yōu)化的通用管理工具。
從精益制造到精益創(chuàng)業(yè)運動,核心原則保持不變:
1. 從客戶的角度識別價值
簡而言之,識別價值意味著努力提供客戶需要的東西,而不是他們簡單地要求的東西。你創(chuàng)造的價值是在客戶的問題或痛苦中繼承下來的。
精益項目經(jīng)理通過識別目標(biāo)、要求、可交付成果和驗收標(biāo)準,從客戶的角度識別和指定價值。項目的價值或最終結(jié)果是客戶愿意支付的費用。最好應(yīng)該用客戶的話來說明,并且應(yīng)該直接來自他/她。
這是精益與傳統(tǒng)項目管理之間的主要區(qū)別之一,后者的重點是業(yè)務(wù)案例。
資料來源:projectcartoon.com
此外,在精益中,任何不針對解決問題和交付項目最終結(jié)果的活動都被視為資源浪費。為避免浪費,與客戶建立密切的關(guān)系和良好的溝通至關(guān)重要。
這些也將幫助項目經(jīng)理澄清在項目開始時可能看起來不清楚的需求。或者與客戶合作解決價值聲明中的潛在沖突。
通常,專注于從客戶的角度識別價值將提高客戶滿意度、降低項目風(fēng)險并最大限度地減少項目浪費。
2.價值流圖
在傳統(tǒng)的項目管理中,下一步
3.創(chuàng)建連續(xù)的工作流程
您已經(jīng)確定了客戶希望獲得的價值,并且還繪制了您的生產(chǎn)方式。
接下來,重點是確保項目能夠順利進行,沒有中斷、阻塞或等待時間通過您的系統(tǒng)。換句話說,在您的項目中實現(xiàn)連續(xù)的工作流程。但是,要做到這一點,首先,您需要消除流程中的浪費活動。
精益將浪費定義為消耗資源但從客戶的角度來看沒有價值的任何流程步驟。一般來說,我們在精益中區(qū)分了七種浪費:
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庫存——庫存浪費的典型例子是為了滿足意外需求而積壓庫存。在項目管理中,常見的庫存浪費是購買團隊很少使用的在線工具或超出需求的辦公用品。
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等待——只要任務(wù)沒有移動,就會浪費等待,打斷連續(xù)的工作流程。項目管理中的典型情況是等待上級管理層的批準。
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缺陷——導(dǎo)致返工甚至報廢,缺陷是危險廢物。來自項目管理領(lǐng)域的示例包括不正確的數(shù)據(jù)收集、對話錯誤和不明確的驗收標(biāo)準。
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生產(chǎn)過剩- 當(dāng)您超出客戶需求并生產(chǎn)超過需要或在需要之前生產(chǎn)時,就會發(fā)生生產(chǎn)過剩。它也是一種危險廢物類型,因為它會觸發(fā)其他六種廢物。項目管理中的過度生產(chǎn)意味著填寫不必要的大量文件或傳達不必要的信息。
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運動——為避免運動浪費,您需要安排一個流程,讓工人盡可能少地完成工作。通常在項目管理中,運動浪費是由于搜索信息或缺乏對數(shù)據(jù)的直接訪問而產(chǎn)生的。
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運輸——只要您移動資源而沒有為最終產(chǎn)品創(chuàng)造價值,運輸就是浪費。任務(wù)切換、中斷、不必要的外包是項目管理現(xiàn)實中運輸浪費的主要例子。
- 過度加工——通常表現(xiàn)為雙重工作或超出客戶要求的工作。在項目管理中,我們經(jīng)常將過度處理視為小任務(wù)的多級審批、過多的審查或過多的迭代。
從您的流程中消除這些浪費來源將使價值在您的項目中自由流動。但是,為了確保連續(xù)的工作流程,您還必須注意瓶頸。
瓶頸是您的工作流程的一個階段,由于容量短缺,工作陷入困境。當(dāng)一個工作階段即使?jié)M負荷工作,仍然無法足夠快地處理工作項時,您就會遇到瓶頸。結(jié)果,連續(xù)流動被中斷。 映射您的價值流并可視化您的工作流程,可以輕松發(fā)現(xiàn)瓶頸和潛在的流程阻塞。刪除所有這些后,您的流程將變得穩(wěn)定,并允許您更有效地使用項目資源。
另一方面,穩(wěn)定的過程意味著可預(yù)測的過程,這將使項目經(jīng)理更容易回答客戶最喜歡的問題,“什么時候完成?”
4.創(chuàng)建一個拉動系統(tǒng)
拉式系統(tǒng)的特點是工作僅在需要時才進入工作流程。在實際需要之前,不會啟動任何工作項。重點是在客戶想要的時候提供他們想要的東西。這樣,拉動系統(tǒng)可以避免在您的項目期間產(chǎn)生浪費,并支持其效率和可預(yù)測性。
但是,談到工作流管理,拉取系統(tǒng)也意味著您的團隊成員只有在他們有空閑容量時才能拉取工作項目。這樣的系統(tǒng)不會將工作推給您,而是可以讓您更好地確定工作的優(yōu)先級,并在您真正可以完成工作時開始下一個任務(wù)。
為了更好地控制您的“拉動”工作系統(tǒng),您可以引入 Work in Progress Limits。
WIP 限制是看板哲學(xué)的基本要素,已證明對生產(chǎn)力有影響。在工作流程的不同階段限制工作項的最大數(shù)量可以最大限度地減少多任務(wù)處理和上下文切換。它允許團隊成員專注于特定任務(wù)并更快地完成它。 WIP 限制還規(guī)定只有在容量可用時才將新工作拉入特定工作階段。這樣,不會有任何任務(wù)被推倒,并且可以最大限度地減少中斷或負擔(dān)過重。
5. 持續(xù)改進
將前面的四個精益原則整合到您管理項目的方式中,您已經(jīng)完成了從傳統(tǒng)項目管理到精益項目管理的轉(zhuǎn)變。但是,這最后一條原則確保您不是簡單地從 A 切換到 B。通過持續(xù)改進,您會接受這樣一個事實,即您的工作系統(tǒng)不是靜態(tài)的,并且總是會提供改進的空間。在精益中,追求完美是一種持續(xù)的努力。
需要強調(diào)的是,這不應(yīng)被視為項目的最后一步。此外,這是您每一步都要做的事情。
將持續(xù)改進工作整合到您的項目中,您將把您的組織轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€持續(xù)學(xué)習(xí)系統(tǒng)。這樣一來,團隊績效的優(yōu)化也將被視為一項持續(xù)的努力。此外,通過持續(xù)改進工作,您可以確保內(nèi)置項目質(zhì)量,因為提高團隊績效會對項目績效產(chǎn)生積極影響。
精益管理工具
將精益原則整合到您的項目管理例程中不會在一夜之間發(fā)生,也需要整個團隊或組織的共同努力。但是,一個好的開始可能是采用以下工具之一,它可以加速過渡。
精益項目管理中的PDCA
也稱為戴明循環(huán),計劃-執(zhí)行-檢查-行動循環(huán)是精益制造工具包的關(guān)鍵工具。 如圖所示,它是一個四階段的方法,包括解決方案測試、分析結(jié)果和改進流程,以使團隊能夠避免重復(fù)出現(xiàn)的錯誤并改進運營。通過其迭代方法,引入 PDCA 以不斷改進產(chǎn)品、服務(wù)和整體團隊績效。
在精益項目管理中,PDCA 是建立小規(guī)模解決方案測試文化、最大限度減少潛在返工、提高客戶滿意度和支持持續(xù)改進心態(tài)的好方法。
目標(biāo)是計劃、執(zhí)行和測試潛在的解決方案作為實驗。之后,您應(yīng)該從客戶的角度分析結(jié)果以采用、優(yōu)化,并在必要時重復(fù)該循環(huán)。
如果在您的項目管理過程中進行了調(diào)整,則計劃-執(zhí)行-檢查-執(zhí)行周期可以成為賦予內(nèi)置項目質(zhì)量的另一個要素。
精益項目管理看板
看板是應(yīng)用最廣泛的工作流管理方法之一,可幫助您可視化工作、改進工作流并最終提高效率。
在項目管理中采用看板原則和實踐將徹底改變您和您的團隊結(jié)構(gòu)、組織和執(zhí)行工作的方式。看板的好處是,它尊重當(dāng)前的方法,并提出漸進式、漸進式的變化,因此向精益的過渡可以順利進行,一次一步。
看板的核心是工作的可視化。使用看板進行項目管理將有助于隱藏工作,將溝通集中在一個地方,并創(chuàng)建一個透明的工作環(huán)境,減少中斷。
最終,看板將成為項目中正在發(fā)生的事情的實時狀態(tài)報告器,您將能夠在不提問的情況下獲得這些信息。這樣,每個團隊成員都會更好地了解工作狀態(tài)和項目狀態(tài),潛在的瓶頸也會自動隱藏起來。
Kaizen 和 Kairyo
如前所述,持續(xù)改進是精益的關(guān)鍵原則之一。但是,這不是您可以從待辦事項列表中查看的內(nèi)容。
Kaiyro 和 Kaizen 代表了個人層面的持續(xù)自我發(fā)展努力與團隊和組織層面的持續(xù)改進努力的結(jié)合,這可以帶來實際的績效和效率改進。在項目管理的背景下,實踐 Kairyo 意味著定期重新評估項目流程以消除浪費并最大限度地提高生產(chǎn)力和效率,或者進行 Gemba walk 以識別流程改進的潛力。
Gemba walk是一種應(yīng)用觀察工作發(fā)生的時間和地點的原理。其核心思想是可以在實際工作環(huán)境中實時識別工作流程的改進潛力。在精益中,Gemba 的目的是觀察、參與和改進,并且應(yīng)該發(fā)生在最關(guān)鍵的活動發(fā)生的地方。
盡管 Gemba walk 通常只與制造相關(guān),因為您可以在那里觀察到物理生產(chǎn)線,但它也是項目管理的強大工具。
遵循 Gemba 清單可以幫助項目經(jīng)理改進項目流程,并在工作流程中消除絆腳石,以免造成損害。
精益項目管理簡而言之
- 精益項目管理需要將您的項目視為價值流
- 專注于從客戶角度交付價值,減少項目浪費以優(yōu)化效率,持續(xù)改進項目流程以提高客戶滿意度
- 與傳統(tǒng)的項目管理相反,精益不區(qū)分項目階段。重點是循環(huán)遵循精益管理的五個核心原則。
- 消除項目浪費和創(chuàng)建拉動系統(tǒng)對于提高項目效率至關(guān)重要。
- 精益項目管理的主要目標(biāo)之一是創(chuàng)建一個穩(wěn)定的工作流程——使項目交付不間斷且可預(yù)測。
- 選擇和組合不同的精益管理工具,如 PDCA 循環(huán)、看板和 Gemba 清單,將支持從傳統(tǒng)項目管理到精益項目管理的過渡