會(huì)展業(yè)是現(xiàn)在一種比較流行的行業(yè)，會(huì)展業(yè)之所以取得如此好的效果離不開會(huì)展業(yè)良好的現(xiàn)場(chǎng)管理模式。會(huì)展幫助很多企業(yè)進(jìn)行宣傳，延伸該企業(yè)的影響力，讓更多的會(huì)展商和客戶參加會(huì)展。其實(shí)會(huì)展業(yè)的管理離不開“SWOT分析法”與“5S管理理念”。
會(huì)展的管理主要為了良好的觀眾體驗(yàn)和服務(wù)上。它是展覽計(jì)劃的具體落實(shí)，也是直接反映和衡量辦展水平的必要環(huán)節(jié)，理應(yīng)備受會(huì)展組織活動(dòng)組織者的重視。然而會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜，如若處理不當(dāng)，突發(fā)事件必將會(huì)釀成大的問(wèn)題。所以要求現(xiàn)場(chǎng)管理的指揮協(xié)調(diào)成員對(duì)展會(huì)相關(guān)事宜全盤了解，并能及時(shí)、果斷做出英明決策。本文將結(jié)合我國(guó)目前大型活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)各類型事件的處理現(xiàn)狀，將會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理分為：展覽活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理系統(tǒng)、會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理系統(tǒng)、節(jié)慶活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理系統(tǒng)；本文將主要對(duì)會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理中的接待系統(tǒng)、會(huì)務(wù)系統(tǒng)的具體定義以及工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)闡述。
眾所周知，會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理是成功辦展至關(guān)重要的因素和環(huán)節(jié)。會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理的成功將提高專業(yè)觀眾和參展商對(duì)本展會(huì)的滿意度，以及提升展會(huì)的知名度和美譽(yù)度。而常久以來(lái)，大型活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理一直是全球會(huì)展活動(dòng)組織者頭疼的問(wèn)題。前期經(jīng)過(guò)了大量的準(zhǔn)備工作，還是難免在現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生各類突發(fā)事件。隨著現(xiàn)代會(huì)展業(yè)的日驅(qū)成熟，人們已開始意識(shí)到，會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)是否能順利進(jìn)行，與前期的組織設(shè)計(jì)、任務(wù)分工、責(zé)權(quán)分配、等有很大關(guān)系?，F(xiàn)場(chǎng)管理不到位，直接影響了會(huì)展活動(dòng)的成敗。
會(huì)展活動(dòng)通常都是短時(shí)間匯集大量的人群、物品等，短時(shí)間會(huì)出現(xiàn)大量的交叉任務(wù)。如果能通過(guò)一種科學(xué)的方法，使這些交叉任務(wù)能有效的分配與合理的控制，是大家共同關(guān)注的問(wèn)題。據(jù)統(tǒng)計(jì)，每年我國(guó)產(chǎn)生的各類型展覽會(huì)約5600個(gè)，而各類型的會(huì)議活動(dòng)有40萬(wàn)之多，節(jié)慶活動(dòng)2000多個(gè)，但一直沒有適合大型活動(dòng)管理的會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行系統(tǒng)知識(shí)出現(xiàn)。造成了眾多大型會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理不到位或者出現(xiàn)了不可挽回的損失。
“SWOT分析法”與“5S管理理念”
大型活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理是指組織者在某一具體時(shí)間、特定場(chǎng)所對(duì)參與會(huì)展活動(dòng)事件的群體、物品、資金、信息等多項(xiàng)交叉任務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)與服務(wù)管理的總稱。“現(xiàn)場(chǎng)管理”一直以來(lái)在國(guó)際上也沒有完善的定論，這是因?yàn)椴煌瑫r(shí)期、不同性質(zhì)、不同主體的活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理均有差異。目前國(guó)際上部分大型活動(dòng)組織在現(xiàn)場(chǎng)管理中借用了“SWOT分析法”與“5S”管理等相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合大型活動(dòng)實(shí)際情況進(jìn)行了創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代會(huì)展業(yè)的快速發(fā)展，歐盟組織早期引入的知識(shí)已不能滿足現(xiàn)代會(huì)展業(yè)發(fā)展的需求。
第一種:SWOT分析法
SWOT分析發(fā)又稱為態(tài)勢(shì)分析法，它是由美國(guó)舊金山大學(xué)的管理學(xué)教授于20世紀(jì)80年代初提出來(lái)的。
我們常用來(lái)作為企業(yè)內(nèi)部的分析方法，即根據(jù)企業(yè)自身制定內(nèi)在條件進(jìn)行分析，找出企業(yè)的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)及核心競(jìng)爭(zhēng)力之所在。其中，S代表strength(優(yōu)勢(shì))，W代表weakness(弱勢(shì))，O代表opportunity(機(jī)會(huì))，T代表threat(威脅)，其中，S、W是內(nèi)在因素，O、T是外在因素。按照企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略的完整概念，戰(zhàn)略應(yīng)是一個(gè)企業(yè)“能夠做的”（即組織的強(qiáng)項(xiàng)和弱項(xiàng)）和“可能做的”（即環(huán)境的機(jī)會(huì)和威脅）之間的有機(jī)組合。
第二種:5S管理
5S管理源于日本，指的是在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)材料，設(shè)備人員等生產(chǎn)要素開展相應(yīng)的整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)等活動(dòng)，為其他管理活動(dòng)奠定良好的基礎(chǔ)，是日本產(chǎn)品品質(zhì)得以迅猛提高行銷全球的成功之處。
整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)的日語(yǔ)在外來(lái)詞匯羅馬文拼寫時(shí)，它們的第一個(gè)字母都為S，所以日本人又稱之為5S，近年來(lái)，隨著人們對(duì)這一活動(dòng)的不斷深入認(rèn)識(shí)，有人又添加了“堅(jiān)持、習(xí)慣”等兩項(xiàng)內(nèi)容，分別稱為6S或7S活動(dòng)。
a)整理（SEIRI） ：工作現(xiàn)場(chǎng)，區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的東西，撤除不需要的東西；
目的：清除零亂根源，騰出 “空間”，防止材料的誤用、誤送，創(chuàng)造一個(gè)清晰的工作場(chǎng)所
b)整頓（SEITON） ：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標(biāo)識(shí)進(jìn)行管理；
目的：定置存放，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)方便取用
c)清掃（SEISO）：將不需要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場(chǎng)無(wú)垃圾，無(wú)污穢狀態(tài)；
目的： 1) 保持工作環(huán)境的整潔干凈；2) 保持整理、整頓成果； 3) 穩(wěn)定設(shè)備、設(shè)施、環(huán)境質(zhì)量、提高產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量；4) 防止環(huán)境污染。
d)清潔（SEIKETSU）：維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作人員覺得整潔、衛(wèi)生；
目的：1) 養(yǎng)成持久有效的清潔習(xí)慣 2) 維持和鞏固整理、整頓、清掃的成果
e)素養(yǎng)（SHITSUDE） ：通過(guò)進(jìn)行上述4S的活動(dòng)，讓每個(gè)員工都自覺遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，做到“以廠為家、以廠為榮”的地步。
目的： 1) 養(yǎng)成良好習(xí)慣；加強(qiáng)審美觀的培訓(xùn)；遵守廠紀(jì)廠規(guī)；提高個(gè)人素養(yǎng)；培訓(xùn)良好興趣、愛好。2) 塑造守紀(jì)律的工作場(chǎng)所；3) 營(yíng)造團(tuán)隊(duì)精神。 注重集體的力量、智慧。
