在辦公環(huán)境里開展精益最常見的誤區(qū)之一，就是認為在辦公室環(huán)境中應(yīng)用的是一套不同的精益工具。顧問經(jīng)常會被問及這樣的問題，"在工程項目進程中應(yīng)該運用什么記號來標記價值流呢？"或者是問"在知識工作中價值和浪費的獨特界定是什么？"再者是問當我們所做的一切都是非標準的工作時，又如何在辦公室開展精益呢？"
當企業(yè)將精益實踐從生產(chǎn)領(lǐng)域延伸到營銷、研發(fā)和辦公室的時候，就會面臨著上述的疑問。無論是在何種類型的流程應(yīng)用精益思想，我們都應(yīng)該讓自己保持謙遜的態(tài)度，回歸到基本精益原則上來思考。
因為有太多成功案例可以效仿，許多人傾向于直接跳到了解決方案上（單元作業(yè)，看板，SMED等）。你直接下的結(jié)論離實際情況越遠，你離精益也越遠。需要返回最初的原點，在你開始開展辦公室精益時，首先需要清晰地了解狀況。在知識工作環(huán)境中所需的努力方向是目視化，下面是你立刻可以開展的一些事項：
讓今天的工作可視化。我們今天要打多少個電話？今天要寫、檢查或是遞交幾頁紙的內(nèi)容？如果這些每個人每天需要完成的工作都不夠清晰明確，就沒有辦法再客觀地衡量今天過的成功與否，以及其中的原因。
讓過程可視化。工作是怎么樣的流程呢？工作在哪里做呢？在哪里能完成它呢？誰能做這個工作呢？用技能矩陣來交叉培養(yǎng)員工，這樣會使信息流動起來。
讓狀況可視化。 現(xiàn)在工作做到那里了？是提前還是延后了？這些都應(yīng)當盡快呈現(xiàn)在精益辦公室里。如果這需要會議，或者你還需要詢問，那么你沒有做到目視化管理。
讓浪費目視化。一般說來，任何妨礙作今天工作的事情都是浪費，變異性和超載，都要去除。
讓目標清晰。目標是越接近理想越好。去除浪費，變異和超載是關(guān)鍵所在，但是你需要結(jié)合實際情況。如何實現(xiàn)這一個目標，從而讓我們更安全，改善我們產(chǎn)品質(zhì)量，使我們的工作變得簡易呢？以及消費者如何嘉獎我們所做的一切的呢？
讓你想要消除浪費的活動清晰。發(fā)布改善新聞報，針對問題提出的A3報告或是其他活動計劃和對策。其中包括事件、人員、每天什么時候應(yīng)該開展活動。這樣就之后可以慶祝你們所取得的成果了。
簡而言之，信息流就是交流。人類多數(shù)信息都是通過目視化的方式傳遞，我們越多地用口頭表述，交流就越真實。在辦公室開始精益化首先要消除實行目視化的障礙。
