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信息的有效傳達(dá)對(duì)管理過(guò)程中的重要性不言而喻，但是很多經(jīng)理都會(huì)忽略工作中跟進(jìn)的重要性。上下級(jí)雙方之間的信息不對(duì)稱，對(duì)工作的展開(kāi)造成了很大的阻礙。
在我多年的工作經(jīng)驗(yàn)中，好像很少會(huì)出現(xiàn)會(huì)議最后會(huì)變化或取消這類事情。每次見(jiàn)面，我必然會(huì)約好下次的見(jiàn)面時(shí)間，然后到約會(huì)前一兩天再去確認(rèn)。就像我上面說(shuō)的，我喜歡主動(dòng)，更重要的是事情不跟進(jìn)是不會(huì)有進(jìn)展的。
1、“溝通”是額外的事嗎？
我一個(gè)共事多年的同事就有一個(gè)壞習(xí)慣，總是不會(huì)做跟進(jìn)的溝通。當(dāng)事情交給他后，會(huì)很久沒(méi)有聲音。過(guò)了幾個(gè)星期我突然想起來(lái)，就問(wèn)他到底怎樣了，他說(shuō)：“完成了”。
他可能還以為有分加，誰(shuí)知道在我心里已經(jīng)減了兩分。首先，因?yàn)橐恢睕](méi)有反饋，我不能將此事放下，就是說(shuō)這件事一直還是我的責(zé)任，所以扣一分。然后做完都不說(shuō)，讓我繼續(xù)想著這件事情，又扣一分。
如果讓我從別的渠道聽(tīng)到他已經(jīng)將事情做好了，而我這個(gè)直屬上司還傻傻不知情，這個(gè)絕對(duì)又要扣一分。我們的績(jī)效是五分滿分，一分就出局，就算這個(gè)同事從滿分開(kāi)始，因?yàn)椴恢匾暅贤ㄋ惨呀?jīng)差不多要出局了。
這個(gè)可能也是一個(gè)價(jià)值觀問(wèn)題。有的人認(rèn)為“溝通”是額外的事情，不應(yīng)該占用做事情的時(shí)間。如果有人說(shuō)“最近真是太忙了，都沒(méi)有時(shí)間與我的團(tuán)隊(duì)溝通了”，那這個(gè)人絕對(duì)是一個(gè)不注重溝通的人。
我認(rèn)為沒(méi)有天生的溝通高手，要變成一個(gè)溝通達(dá)人，首先要認(rèn)識(shí)到“溝通”就是做事情的一部分，而且還是很重要的一部分。如果事情做完但沒(méi)有同相關(guān)人等溝通，對(duì)他們來(lái)說(shuō)，你可能還沒(méi)有開(kāi)始做。有了這個(gè)意識(shí)后，行為上才可能開(kāi)始改變。
2、好助理，差助理
我再分享一下我過(guò)去的助理是怎樣做事情的。如果助理安排我出差去參加一個(gè)活動(dòng)，決定下來(lái)之后，她就會(huì)安排每周有一個(gè)15～30 分鐘的電話會(huì)議，請(qǐng)所有安排活動(dòng)的人來(lái)做溝通。
通常在安排中會(huì)有很多動(dòng)態(tài)的事情要處理，我在聽(tīng)到進(jìn)展情況后也可能會(huì)有不同想法。一直到出差前兩天，一切都定下來(lái)了，她就會(huì)給我詳細(xì)的細(xì)節(jié)安排，這些細(xì)節(jié)都會(huì)在我的日程表里面出現(xiàn)，盡量做到我對(duì)任何的活動(dòng)細(xì)節(jié)都有機(jī)會(huì)預(yù)演一次。
3、掌握“跟進(jìn)”主動(dòng)權(quán)
但如果你的上司不善溝通，還反過(guò)來(lái)怪你溝通不足，那怎么辦？如果你是下屬，你可以利用SMART 來(lái)將溝通“機(jī)制”搭好。SMART 中，
S 指的是Specific（具體的）
M指的是Measurable（可衡量的）
A指的是Achievable（可行的）
R指的是Relevant（相關(guān)的）
T指的是Time（時(shí)限）
你可以用SMART 作為一個(gè)反饋工具，為什么沒(méi)有R 呢？因?yàn)槭抢习逡竽阕龅?，你的假設(shè)就是老板已經(jīng)考慮好這個(gè)項(xiàng)目與他的方向是相關(guān)聯(lián)的了。
例如：SMAT 的對(duì)話：
“老板，我聽(tīng)到你對(duì)我的要求了，我怕聽(tīng)錯(cuò)了，還是重復(fù)一次讓你確認(rèn)一下比較好。我具體聽(tīng)到的是……你是否同意？”
——“同意。”
“要衡量這件事情是否做成功，我覺(jué)得還是要沿用你一直在推動(dòng)的績(jī)效考核。你看看我建議這個(gè)考核標(biāo)準(zhǔn)是否可行，或者你有其他的建議？”
——“沒(méi)有問(wèn)題，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn) 可以。”
“我想與老板分享一下我聽(tīng)懂你的要求后我的一個(gè)判斷。我認(rèn)為這件事情絕對(duì)是可行的，但是以我目前手上的資源來(lái)說(shuō)，我可能要放慢一下我另外一個(gè)項(xiàng)目的速度，如果你可以接受的話，我們可以馬上開(kāi)始這個(gè)項(xiàng)目。”
——“這樣吧，另外一個(gè)項(xiàng)目不要放慢，我多調(diào)動(dòng)點(diǎn)資源給你，讓你將這兩件事都辦了。”
“好的，有了額外資源，事情就好辦了。如果這些資源下周能到位，我估計(jì)這個(gè)項(xiàng)目能夠在6個(gè)月內(nèi)完成。還有我希望能夠每?jī)蓚€(gè)星期給你一個(gè)簡(jiǎn)單的進(jìn)度匯報(bào)，發(fā)微信溝通，有必要再開(kāi)會(huì)。確保你知道項(xiàng)目進(jìn)展，如果變化，我也會(huì)及時(shí)通知你，你覺(jué)得這樣可以嗎？”
——“很好，我們就按這樣去辦，我等你微信。”
老板心里很滿意，因?yàn)樗烂績(jī)芍軙?huì)收到一個(gè)進(jìn)度匯報(bào)，那這件事就算徹底移交了。
溝通一開(kāi)始就不能停下來(lái)，持續(xù)的溝通是任何關(guān)系改善必經(jīng)的環(huán)節(jié)。
項(xiàng)目經(jīng)理人必須要將“跟進(jìn)”作為一種職場(chǎng)基因來(lái)培養(yǎng)。
“等待”的心態(tài)一定不會(huì)讓你在職場(chǎng)有太順利的發(fā)展。
