周例會，一件非常簡單又非常難做到的事情。很多公司的周例會開得確實不怎么樣，怎么開的都有。
有的是流水賬式，主持人宣布會議開始，甚至有的都沒說開始就自個開始了，毫無儀式感，每個人按照既定的順序，把自己想說的話一下，大家說完了，主持人說：“會議到此結束！”于是各自散去。
有的是一言堂式，只要老板來了，主持人說：“會議開始，請某某總講話…… ”總經理說了上周的工作，說了工作中的問題，對大家提出了工作要求，講完了。主持人說，請大家針對某某總發(fā)言談自己想法。“沒有想法，好，希望大家認真執(zhí)行，散會！”于是各自散去。
有的是聊天式，并沒有固定之模式，想說什么的都有，到時間就結束，各自散去。
高效率周例會，要借鑒早會的形，夕會的勢，重新定位，做出創(chuàng)新。
怎么開好周例會呢？
要知道如何開好會，我們已經有一句口號：會而議、 議必決、決必行、行必果。
但除了口號，還需要一個可操作性強的套路，今天我們就講這個套路，其實記住一個英語單詞就夠了，PATIO，這個英語單詞的中文意思是“庭院”。我們可以想象，開會在庭院里開，就更容易記住。這個英文單詞的每一個首字母代表會議的一個原則。
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目的（Purpose）
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議程（Agenda）
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時間（Timed）
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信息（Information）
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結果（Outcomes）
1. 會議的目的（Purpose）
會議一定要有目的，而且這個目的應該具體。有沒有想過，周例會的目的是什么？通過跟進、細化、發(fā)現(xiàn)問題，改進，推進月度、年度目標的實現(xiàn)。總之，目的應該非常明確，不是為了開會而開會，是為了達成目標解決實際問題。
2. 議程（Agenda）
會議都有一個議程，例會的議程相對固定，可以提高效率。可以來個三段論：
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上周行動計劃目標的完成情況；
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過程中好的方面及存在的問題，需要改進的地方；
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新的行動計劃和目標、責任人。
3. 時間（Timed）
周例會時間相對也固定下來，比如在星期幾的某一個時間段，控制在1個小時基本就可以了，超過1.5個小時的會議多數(shù)在浪費時間。如果覺得會議內容太多，1個小時時間不夠，怎么辦？那就精減會議內容，直到控制在1小時之內。這樣最后才能
4. 信息（Information）
其實就是會議的內容。會議內容應強化目標導向性，聚焦在上周的行動計劃和目標上和新一周的行動計劃上。我能夠聽到很多人在讀自己的流水賬，把日常工作都說了出來，這大大地浪費了時間。
5. 結果（Outcomes）
會議要有結果，并不僅僅指會議紀要，而是指會議上制定的行動計劃如何落實：
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目標和評價標準是什么？
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責任人是誰？
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完成日期是何時？
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資源保障是什么？
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誰來檢查？
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怎樣追究沒有落實的事和人？
總之一切是為了落地，否則會議的結果就是零。發(fā)現(xiàn)問題，只是為下一步的改進提供基礎。
五條原則，不僅體現(xiàn)了會而議、 議必決、決必行、行必果，更蘊含著PDCA的管理過程，如果做到了閉環(huán)，就會使各項工作不斷得到改進和提升。
周例會具體流程：
一、組織：周例會由各部門自行組織，公司行政部負責監(jiān)督與指導
二、前期準備：在周例會之前，部門內員工要對自己上一周的工作先行總結，對于結果與計劃偏離較大的事項，要尋找到根源，并制定改善行動點；部門主管要對本部門上一周的工作進行總結，并對計劃的執(zhí)行情況進行總結，對于需要改進的事項制定改善行動點
三、宣布開始：會議召集人準時宣布會議開始
四、員工總結：首先是部門內部員工對自己上周的工作進行總結，對于工作結果與工作計劃偏離較大的事項，將接受部門主管的質詢，確定改善行動點
五、部門總結：部門主管對本部門上周的工作進行回顧，對沒有完成目標的事項進行分析，找出原因，制定改善行動點，并形成本部門周度總結報告
六、計劃：在周例會上，部門主管與部門內成員一起制定本周部門工作計劃和個人工作計劃，確定工作要點和完成期限，并填在周度計劃表內
七、會議總結：會議結束前，會議召集人對本次會議過程進行回顧，并對形成的決議和行動點進行總結
八、整理紀要：每次會議，必須進行詳細地記錄，會后要整理出會議紀要，部門例會會議紀要要交行政部門存檔
九、落實：對于會議中形成的決議和行動點，由各部門負責組織實施，追蹤和檢核，以保證會議結果能夠得到很好的貫徹。
知道如何開會，對許多規(guī)范管理的企業(yè)都不是什么事兒。但做好很難，一般會存在大量因會開得不好浪費人力和時間的現(xiàn)象。
8個人的會議，本來1個小時就能解決問題，結果延長到了2個小時，這就整整浪費了一個人一天的工作量。如果會議的內容并沒有解決什么問題，或者會議的內容沒有落實，浪費的就更多。
如果一個部門共有10個人，他們的周例會能夠控制在1個小時之內，僅這一項工作，就能節(jié)約出20個小時，相當于節(jié)約出0.5個人手出來。
您說：開好一個周例會重要嗎？
