GTD 是一個系統(tǒng)，可以讓你通過組織當前的任務來專注于你需要關注的事情。任務管理的應用和方法有很多，但自己決定任務的重要性并將其添加到 Todo 列表中也確實需要花費大量的時間和精力。在這篇文章中，我們將介紹GTD的概要、基本步驟和具體過程。如果您閱讀本文，您將能夠解決任務管理的問題。
- 01.什么是GTD？
- 02.GTD的5個基本步驟
- 03.對任務處理有效的四種矩陣是什么？
- 04.GTD 注釋
- 05.概括
01什么是GTD？
GTD 是 Getting Things Done 的縮寫，是一種組織和管理任務和項目的機制。實踐GTD的特點是在任何情況下都能安心高效地工作。
GTD是由美國管理顧問大衛(wèi)·艾倫提出的。大衛(wèi)·艾倫 (David Allen) 憑借他從 30 多歲的工作經歷中學到的知識，確立了自己作為生產力顧問的地位。大衛(wèi)·艾倫的著作《Getting Things Done》在全球30多個國家被翻譯出版，成為世界最著名的工作技巧之一。
可以使用 GTD 的情況
GTD 是一種有效管理多項任務的機制。在開展業(yè)務時，并行管理多個任務的情況并不少見。因此，GTD可以說是一種可以在業(yè)務中普遍使用的機制，不局限于特定的情況。
在任務管理中，多個任務混合在腦袋里的狀態(tài)是最累人的。通過使用 GTD，您可以有效地管理手頭的工作和任務，并始終整理思路，這樣您就可以只專注于眼前需要做的事情。此外，GTD不僅可以用于個人，還可以用于公司內部的大型項目。許多公司都在關注它，因為它也是一個路標，通過分解項目的每個元素來引導完成。
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02GTD的5個基本步驟
GTD 有五個基本步驟。收集信息、適當?shù)靥幚砣蝿?、組織、審查和執(zhí)行。讓我們仔細看看這五個步驟。
1.捕獲
首先，想象你頭腦中的所有任務。寫下您想到的所有事情，例如“我打算做的事情”、“我有一天會做的事情”、“我正在考慮的事情”和“日常生活”。不僅要寫下與工作相關的任務，還要寫下私人任務，例如“預訂餐廳”或“接孩子”。
作為一種編寫GTD任務的技巧，有兩種方法：一種是自上而下的方法，將要實現(xiàn)的目標和價值放入任務中，另一種是自下而上的方法，其中將當前持有的任務物理組織起來，撿到。。通過從兩個角度列清單，可以全面收集任務。另一種技術是觸發(fā)列表。這是一種寫下諸如“您目前正在從事的任務是什么”和“您希望您的下屬做什么？”等問題的方法。當你卡在任務輸出中時，它是有效的。寫出來的時候，你可以在電腦上的記事本或待辦事項列表中輸入，也可以手寫在筆記本或日歷上。
把一切都寫下來很重要
最重要的是寫下你腦海中的所有想法。寫下模糊的任務，例如“我想有一天做，但不是現(xiàn)在”或“我有點擔心”。GTD 系統(tǒng)的完整性在很大程度上取決于是否所有內容都寫出來了。如果您是第一次做GDT，請謹慎操作，費時費力。
讓我們將寫出和收集（列出）的所有任務保存在同一個地方。通過在以后做 GTD 的時候保存在同一個地方，你可以可靠地積累數(shù)據(jù)。如果您想在您的計算機上管理它，我們建議創(chuàng)建一個專用文件夾或將其導出到同一列表。
2.澄清
下一步是分析第一步所做的“各種任務的集合”的結果，并明確行動。在這個時候，除了分配任務的優(yōu)先級和緊迫性（稍后將說明）之外，我們還要決定是否自己完成任務或將其交給其他人。把可以推遲的任務擱置起來，放在單獨的清單里?？梢栽?2 分鐘或更短時間內完成的任務應立即處理并從列表中刪除。還有，這個時候，建議任務的動作具體到以后回頭看的時候可以不假思索地移動的水平。
3.組織
處理完要處理的任務，我們就來“整理手段”。我們會把寫下來的任務一一分類整理，比如用電腦制作素材的任務，需要通過郵件或電話與人交流的任務，涉及多項任務的大項目等等。
如果您有一個任務不知道在哪里劃分，讓我們重新表述任務內容。例如，如果“聯(lián)系客戶”的任務是“通過電子郵件向 A 公司的負責人發(fā)送估算”，那么組織任務會更容易。
階段劃分
根據(jù)業(yè)務和個人等情況組織每項任務。即使對于具有相同截止日期的重要任務，如果“創(chuàng)建演示材料”和“創(chuàng)建發(fā)票”等業(yè)務任務與“支付水電費”等私人任務混合在一起，您現(xiàn)在應該做的任務是它變得不可見。按商業(yè)和私人分類。在業(yè)務上，請以易于管理的方式進行，例如按項目或客戶重新分組。
4.回顧
GTD 需要像 PDCA 一樣在一個恒定的循環(huán)中運行。一定時間后，需要再次查看相應的任務和未處理的任務。此外，一旦有組織的任務并不總是處于相同的情況。定期查看您的任務以掌握最新問題。如果你更新你在 GTD 第一個步驟中寫下的信息，GTD 的內部結構將永遠更清晰。那時，刪除不必要的任務，不要想著有一天你可能會處理它們。
5.參與
GTD 的最后步驟應該穩(wěn)步進行，從最高優(yōu)先級開始?，F(xiàn)在您已經清楚地了解了前面步驟中需要做什么，您所要做的就是采取行動減少您的任務。使用 GTD，您將能夠在無壓力的狀態(tài)下工作，因為您的思維井井有條。
03對任務處理有效的四種矩陣是什么？
對于同樣包含在 GTD 步驟中的任務處理，使用四個矩陣很方便。艾森豪威爾矩陣是一種時間管理矩陣，因美國第 34 任總統(tǒng)艾森豪威爾的使用而聞名，是一種任務管理方法，根據(jù)任務的緊迫性和重要性來組織和排列任務的優(yōu)先級。
重要和緊急的定義
Urgent 和 Important 具有相似的含義，但是在艾森豪威爾矩陣中分析事物時，了解兩者之間的區(qū)別非常重要。緊急任務是需要立即關注的任務。需要立即完成的事情，例如客戶服務或有截止日期的任務，未能完成任務會產生明顯的影響。關鍵任務是不需要立即關注的任務，但可以幫助您實現(xiàn)長期目標。
一、“重要且緊迫”
第一個區(qū)域是“現(xiàn)在就做”區(qū)域。將緊急且重要的任務放在最高優(yōu)先級的任務中。有截止日期的任務或壓力大的任務屬于這一領域。
2.“重要但不緊急”
第二個區(qū)域是“下一步是什么”區(qū)域。安排重要但不緊急的任務。屬于這一領域的任務是那些可能會影響您的長期目標，但不需要立即采取行動的任務。一旦完成第一個區(qū)域中的任務，就開始處理該區(qū)域中的任務。
3.“不重要但緊急”
第三個區(qū)域是“托”的區(qū)域。安排緊急但不重要的任務。屬于這一領域的任務也不太可能需要特殊技能才能完成，因此請考慮將它們委派給其他團隊成員或下屬。
4.“不重要不緊急”
第四個區(qū)域是“擦除”區(qū)域。安排既不緊急也不重要的任務。消除屬于該區(qū)域的任何任務，因為它們會阻止您實現(xiàn)目標。
04GTD 注釋
練習 GTD 最重要的是當你注意力不集中時停止工作。GTD 中的每一步都需要大量的時間和精力。即使你一開始很專注，如果你覺得你的注意力已經分散了，就停止工作。如果你花一些時間，重新整理一下思路，重新開始做 GTD，你一定能夠實現(xiàn)高度準確的任務管理。
05概括
GTD 是任務管理的有用概念。沒有優(yōu)先考慮多項任務的工作會導致生產力下降和疲勞。在本文中，我們介紹了 GTD 的特點、實現(xiàn)它的五個步驟以及注意事項。讓我們將這篇文章作為高效工作的參考。
