一、前言
★在零亂的工作環(huán)境下「工作會有效率」嗎？
★在零亂的工作環(huán)境下「工作會安全」嗎？
★在零亂的工作環(huán)境下您的「服務(wù)或產(chǎn)品能有高品質(zhì)」嗎？
5S活動是具體而實在，不僅讓員工一聽就懂，而且能實行，就是要爲(wèi)員工創(chuàng)造一個乾凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境。
如何藉由5S活動之推行，營造良好的辦公室環(huán)境？達到辦公室美化工作環(huán)境、養(yǎng)成良好工作習(xí)慣、避免資源浪費，進而提昇品質(zhì)及工作績效。
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圖來源：https://www.tanko.com.tw/5s/
二、5S的意義
5S管理是什幺？在日本、臺灣等國家和地區(qū)廣受推崇的一套管理活動，包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)這五項內(nèi)容在日文的羅馬發(fā)音中，以S爲(wèi)開頭，故稱爲(wèi)5S，過往都以製造業(yè)現(xiàn)場管理較為廣範(fàn)運用，而現(xiàn)今各行各業(yè)將其精神套于符合自己的行業(yè)別運用之。以下內(nèi)容以辦公室為例：
(一) 整理SEIRI
就是把東西區(qū)分為要與不要，是一種物流的管理概念。針對辦公環(huán)境整理通常區(qū)分為：
(1) 文件資料：資料、檔案卷宗、書籍分類歸劃存放位置，整理儲存于櫥柜、業(yè)務(wù)倉庫或物流倉庫，與每日常用資料做區(qū)分。
(2) 文具用品：必須使用的筆、美 工刀、修正液、橡皮擦、尺、剪刀、便條紙、釘書機針等，辦公桌面應(yīng)該整齊擺放，桌面需留1/2空間，為理想的工作環(huán)境。
(3) 辦公事務(wù)機器及設(shè)備：電算機、螢?zāi)?、電話機、檯燈、電源線、網(wǎng)路線線路整理并固定妥當(dāng)。
(4) 個人用品：茶具、盆栽等。
(二) 整頓SEITON
整理后只留下必要的東西時，該把什幺東西放在什幺地方都明確規(guī)劃，擺放成有秩序的樣子就是整頓。每項物品應(yīng)有一個特定的位置，在需要的時候隨即可取用。整頓做得好的話，任何物品都有定位，就很容易看得出來。針對辦公環(huán)境整頓通常區(qū)分為：
(1) 文件資料：相關(guān)資料文件需整理裝箱，必要時加以標(biāo)示便于尋找使用。建議以電子資料代替書面或紙類文件為理想。
(2) 桌面下物品放置：物品堆放不可影響健康坐姿、私人使用物品，如拖鞋、運動鞋、不外露為宜。建議桌下必須保留1/2以上空間，離開座位時椅子應(yīng)該緊靠在桌面。
(3) 座位椅背、屏風(fēng)再下班后不可掛吊衣物、圍巾、雨傘等，還給辦公室環(huán)境的整齊劃一。
(4) 隔間屏風(fēng)：座位牌、月曆、電話表、便利貼等物品，須貼、釘整齊在適當(dāng)位置。
(三) 清掃SEISO
就是把辦公環(huán)境中，事務(wù)機器及設(shè)備的灰塵消除乾凈，是檢查亦是裝備設(shè)備保養(yǎng)。落實辦公環(huán)境清掃要領(lǐng)為：
(1) 個人座位：除正使用中之物品、資料外，一概清除。垃圾、紙屑等，隨時清除不留在座位。
(2) 文件資料：過期不用公文、檔案，按時進行銷毀。
(3) 辦公事務(wù)機器及設(shè)備：電腦、影印機、傳真機、電話、 飲水機、櫥柜等設(shè)備清洗擦拭乾凈，遇故障立即叫修，隨時保持正常使用狀態(tài)。
(4) 公共區(qū)域：公布欄、記事欄，定期更換擦拭。
(四) 清潔SEIKETSU
就是對工作的場所、個人服裝儀容等，時時保持潔凈、衛(wèi)生的狀態(tài)，是一種精神教育亦是作業(yè)要求。
(1) 徹底執(zhí)行落實：整理、整頓、清掃3S工作。
(2) 工作場所及四周環(huán)境：保持整齊與乾凈。桌椅、櫥柜、器具及機具、設(shè)備等，經(jīng)常擦拭、 清理、維護整潔美觀，杜絕汙染來源。工作掉落地上之紙屑、迴紋針、訂書針、橡皮筋等在地面時隨手撿拾。
(3) 公共區(qū)域：地面、門窗、墻壁、天花板等，保持清潔；墻壁、地毯、門窗或材等，表面破損剝落時，應(yīng)儘速報請負(fù)責(zé)單位修復(fù)；窗臺邊、樓梯間、走道、茶水間、影印機室等，公用區(qū)域不隨意堆放物品。
(4) 營造良好的工作環(huán)境：徹底做好垃圾、廢棄物分類；美化環(huán)境加強盆景綠化、養(yǎng)護及修剪，盆栽接水容器及其周邊隨時進行清理。
(五) 素養(yǎng)SHITSUKE
就是以提供的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)手冊，使大家遵守規(guī)定養(yǎng)成習(xí)慣，力行4S成為個人的氣質(zhì)。讓大家習(xí)慣成自然，在執(zhí)行上更為順暢。5S管理之推動終極目標(biāo)為個人習(xí)慣的養(yǎng)成。
(1) 工作心情態(tài)度良好，待人及電話禮儀周到。對待長官、部屬、同事或客戶、民眾，均應(yīng)該注意禮節(jié)，親切微笑的問候招呼。
(2) 服裝保持適當(dāng)乾凈整潔，并配戴識別證。維持良好企業(yè)形象。
(3) 自動自發(fā)維護自己及鄰近辦公桌椅、櫥柜、工具、設(shè)備之整潔。
(4) 使用各項公用設(shè)施、辦公用品、會議室設(shè)施等，均應(yīng)該確實歸位保持整齊清潔。響應(yīng)節(jié)能措施，隨手關(guān)燈、關(guān)水、空調(diào)。
(5) 把5S管理活動視為日常工作，隨時注意環(huán)境的乾凈、整潔、舒適、合理的工作場所，讓全員參與并發(fā)揮自動自發(fā)、團結(jié)合作的精神，積極持續(xù)不斷的改善，創(chuàng)造良好井然有序的工作環(huán)境。
三、落實5S管理
5S活動說來很簡單，容易流于常規(guī)的活動，5S推動需要持之以恆，并養(yǎng)成良好的習(xí)慣，不要認(rèn)為5S推動佔的工作比重很小，想把它省略掉，這是錯誤的觀念。5S推動須將其作為一個過程來看，遵循PDCA循環(huán)的原理，按照PDCA-Plan(計劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)和Action(處理)的流程會相當(dāng)有效，做法如下：
(一) 籌組5S委員會，針對每個S計劃做出規(guī)範(fàn)。(PLAN)
(二) 高階帶領(lǐng)公開性的宣布開始5S推動計劃，提供員工訓(xùn)練和教育的機會，列出編組、責(zé)任區(qū)劃分、評分頻率、評分時間，讓全員整理、打掃自己的工作區(qū)域(DO)
(三) 競賽評核5S管理推動的結(jié)果，先予設(shè)定期望之目標(biāo)，做為活動努力之方向及便于活動過程中之成果檢查。(CHECK)
(四) 自我檢查和持續(xù)改善，簡單的事持續(xù)做，將依5S推動標(biāo)準(zhǔn)手冊規(guī)範(fàn)執(zhí)行，讓全員習(xí)慣成自然，養(yǎng)成遵守規(guī)定事項的紀(jì)律與習(xí)慣。(ACTION)
因此將5S推動過程，堅持PDCA循環(huán)，不斷提高辦公環(huán)境的5S水準(zhǔn)，即要通過檢查，不斷發(fā)現(xiàn)問題，不斷解決問題。因此，在檢查考核后，還必須針對問題，提出改善的措施和計劃，使5S活動堅持不斷地發(fā)展下去，也就是遵循PDCA循環(huán)的原理，持續(xù)改善。對自身提出更高的要求。
四、結(jié)語
創(chuàng)造良好工作環(huán)境須要靠全員參與習(xí)慣養(yǎng)成，以下針對辦公環(huán)境5S推動重點參考：
(一)盤點辦公室那些是必須使用物品及設(shè)施。
(二)不必要存在物品不要再出現(xiàn)在工作場所。
(三)符合人體工學(xué)健康坐姿與工作操作考量。
(四)設(shè)計辦公室物品擺放讓我們工作時方便。
(五)辦公必要物品應(yīng)如何放置作業(yè)時會順手。
(六)辦公位置擺放方式是否能呈現(xiàn)整體美感。
(七)那些元素可培養(yǎng)氣氛心境，聲音、溫度、香味。
(八)什幺方法可以讓我們期待標(biāo)準(zhǔn)維持下去。
(九)同仁伙伴工作生活價值觀逐步產(chǎn)生共鳴。
(十)把5S活動視為日常工作，隨時積極持續(xù)改善。
讓全員都感受到施行5S管理推動后美好的改變，使大家攜手共進，提出一套大家共同參與的計劃，成立5S推行組織、擬定推行方針及目標(biāo)(設(shè)計檢核性的工作表)、擬定工作計劃及實施方法、全員進行教育、活動前的宣傳造勢、評比辦法確定、查核、評比及獎懲、檢討與修正、納入定期管理活動中，提供改善前、中、后累積執(zhí)行所有記錄。經(jīng)過這項活動改善辦公室環(huán)境，必能塑造高效率之工作環(huán)境。
最后員工須要依據(jù)所制定的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)手冊共同的落實。全員參與、遵守紀(jì)律、持續(xù)改善養(yǎng)成良好習(xí)慣。讓大家發(fā)揮自動自發(fā)、團隊合作的精神，創(chuàng)造一個良好的辦公室環(huán)境，可使員工更精神飽滿地投入每天的工作當(dāng)中，提昇工作效率、工作作業(yè)安全、服務(wù)或產(chǎn)品能有高品質(zhì)，更好地為公司創(chuàng)造效益。
