打造精益辦公室，應(yīng)先從5個(gè)方面考慮:
長(zhǎng)期以來(lái)，“精益思想”(lean thinking)一直局限于生產(chǎn)車間中。但是，在企業(yè)中，90％消除浪費(fèi)的機(jī)會(huì)都存在于制造運(yùn)營(yíng)部門之外，也就是管理與辦公過(guò)程之中，如訂單輸入、客戶服務(wù)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、采購(gòu)、收款與付款等，這些過(guò)程中的浪費(fèi)不僅數(shù)量多，而且很難消除，原因很簡(jiǎn)單，就是這些浪費(fèi)很難被發(fā)現(xiàn)。
01
優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)
如果能適當(dāng)將組織機(jī)構(gòu)扁平化，盡量去除一切多余的環(huán)節(jié)與人員，就可使高層管理者與一線管理者的信息雙向傳遞更加及時(shí)有效，快速回應(yīng)市場(chǎng)動(dòng)向，提高管理效率。其次，要打破部門之間各自為政、信息交流極度匱乏的現(xiàn)象，實(shí)行資源共享?？绮块T人員的再學(xué)習(xí)，不失為一個(gè)有利舉措，更易讓大家換位思考，使每個(gè)機(jī)構(gòu)組織之間，更加緊密配合。
02
強(qiáng)化辦公室5S管理
辦公空間安排的合理與否，通常也會(huì)影響工作效率。經(jīng)常有業(yè)務(wù)接觸的部門可以安排辦公地點(diǎn)近距離，減少“搬運(yùn)”浪費(fèi)；對(duì)文件進(jìn)行歸檔分類管理；減少工作中分散注意力的信息數(shù)量，如垃圾郵件和私人聯(lián)絡(luò)；清理“視覺(jué)污染“，如過(guò)期的文件、不用的信箋等等……如此種種，對(duì)辦公室進(jìn)行定期整理、整頓、清掃、清潔、提高員工素養(yǎng)，就可營(yíng)造“亮麗”的工作環(huán)境，讓人心情舒暢，更添工作信心。
03
消除日常浪費(fèi)
其實(shí)，在辦公室的行政流程里，往往有很多難以定義的浪費(fèi)，沒(méi)有生產(chǎn)區(qū)域那么顯而易見(jiàn)，所以，我們更應(yīng)從細(xì)節(jié)處著手，識(shí)別辦公室浪費(fèi)。我們要培養(yǎng)自我節(jié)儉的意識(shí)，減少電力、紙張等能源消耗，努力營(yíng)造大家共同遵守的“隨手”氛圍，如紙張重復(fù)利用、離開(kāi)xx分鐘關(guān)掉電腦顯示器、白天關(guān)閉走廊亮燈、洗手后隨手關(guān)掉水龍頭等，從每一個(gè)細(xì)節(jié)中發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)、消除浪費(fèi)。同時(shí)要治理人浮于事的現(xiàn)象，上班時(shí)間隨意聊天、干私活、出工不出力等。其次，還要適當(dāng)授權(quán)，簡(jiǎn)化行政審批手續(xù)、減少等待時(shí)間。此外，辦公室浪費(fèi)還有一種很嚴(yán)重的浪費(fèi)—會(huì)議。召開(kāi)不必要、沒(méi)有重點(diǎn)的會(huì)議將會(huì)降低工作效率，打擊員工的士氣。以下摘自戴爾·卡耐基《人性的優(yōu)點(diǎn)》中描述的會(huì)議管理方法：一、究竟出了什么問(wèn)題？二、問(wèn)題的起因是什么？三、這些問(wèn)題可能有哪些解決辦法？四、你建議用哪種辦法？圍繞此四個(gè)問(wèn)題進(jìn)行會(huì)議討論,相信會(huì)收到意想不到的效果。
04
轉(zhuǎn)變工作方法，提高效率
細(xì)數(shù)一天8小時(shí)中所做的工作，可以發(fā)現(xiàn)，有大部分是瑣碎卻是必要的。我們應(yīng)學(xué)會(huì)合理安排、簡(jiǎn)化、并集中處理：將許多分開(kāi)的工作步驟加以整合，變成單一任務(wù)，以減少工作的復(fù)雜度；相似的工作排在一起，集中在同一個(gè)時(shí)段來(lái)處理等。通常工作時(shí)數(shù)的多寡并不是與工作成果成正比，因此對(duì)于重點(diǎn)的，帶高附加值的工作，我們應(yīng)該投入最多的時(shí)間與心力。
05
提升客戶服務(wù)質(zhì)量
我們知道僅僅是以最好的態(tài)度、最強(qiáng)的責(zé)任心為客戶考慮周到，實(shí)行“關(guān)懷服務(wù)”也已不能順應(yīng)時(shí)代要求，得到內(nèi)外客戶滿意度的認(rèn)可，本人認(rèn)為更重要的是要提升個(gè)人的業(yè)務(wù)素質(zhì)，勤練內(nèi)功、不斷學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，必將有利于從全局出發(fā)，為客戶謀取更高的未來(lái)價(jià)值，也必將與客戶形成更加堅(jiān)實(shí)的事業(yè)伙伴關(guān)系。
